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テレワーク実施に必要なルール作りのポイントをご紹介
近年、新しい働き方として定着しつつあるテレワークですが、そのメリットを最大限に活かし、効果的な運用をするためにはテレワークで発生するあらゆる課題を解決できる運用ルールをあらかじめ定めておくことが重要となります。
今回は、円滑なテレワーク実施に必要なルール作りについて、なぜテレワークにルールが必要なのかを述べるとともに、テレワーク実施の際に必要となるルール、円滑なテレワーク実施に必要となるものについてご紹介していきます。
テレワークにルールが必要となる4つの理由
テレワークにルールが必要となる理由には、次の4つが挙げられます。
1. コミュニケーション不足が発生しやすい
2. 働き方の定義が定まっていない
3. 他の従業員から勤務中の様子を見られることがない
4. 従業員間で不公平感を感じやすい
以下、具体的にこれら4つの理由について解説します。
1. コミュニケーション不足が発生しやすい
従来のオフィスワークと異なり従業員がお互いの顔を見ることなく業務を行うテレワークは、コミュニケーション不足が発生しやすい傾向にあります。
このような状況下では、疑問点が出た場合も気軽に質問できる相手がいないため、従業員によってはテレワーク中に孤独感を感じることも少なくありません。
また、孤独感から不安を感じメンタル面で問題を抱えてしまう従業員も見受けられます。
2. 働き方の定義が定まっていない
テレワークは、数年前より政府の働き方改革の一環として普及が進められてきたものの、働き方が共通認識されるまでには至っておらず、その働き方についての考え方は従業員それぞれでばらつきがあるというのが現状です。
そのため、テレワークを実施するにあたりオフィスワークと同じ心構えで業務に取り組めず、オンとオフの切り替えができないまま仕事をしてしまうという場合もあります。
3. 他の従業員から勤務中の様子を見られることがない
テレワークでは、他の従業員から勤務中の仕事ぶりを見られることなく業務を行うことになります。
そのためどうしても他人の目がなくなり、場合によっては従業員の生産性低下につながってしまうこともあります。
4. 従業員間で不公平感を感じやすい
同一企業内でも業務内容によりテレワークを実施できる従業員とそうでない従業員が発生する場合があります。
ほかにも、両者の違いを示す基準をはっきりとさせていなければ、お互いが不公平感を感じやすくなる傾向にあります。
テレワーク実施時に必要な5つのルールとは
上述した4つの理由から、テレワーク実施時にはルールを設けることが必要となります。
ここでは、テレワーク実施時に必要となるルールを5つ取り上げ紹介します。
1. テレワーク実施の際の申請と承認
2. 労働時間の管理方法
3. 評価基準の確認
4. テレワーク実施中のコミュニケーション
5. テレワーク実施時のコスト
以下、具体的にこれら5つのテレワーク実施時に必要となるルールについて解説します。
1. テレワーク実施の際の申請と承認
まずは、実際にテレワークを行う際の申請や承認方法について取り決めを行いましょう。
そのためには申請や承認を行う際のワークフローを作成し、滞りなく手続きが行えるようにする必要があります。
申請の際には、「いつ」「誰が」「誰に」「どのような方法で」申請を行うか、承認の際には、「どのような条件で」承認を行うかを明確にした上でルールを設定しましょう。
また承認後に申請した内容に変更が生じた場合には、どのように対応するにかについてもあらかじめ決めておくとよいでしょう。
2. 労働時間を管理する3つの方法
テレワーク実施時の始業時間および終業時間の管理方法についてルール化しておきましょう。
労働時間を管理する方法として、主に利用されているのが次の3つの方法です。
1. メール
2. 電話
3. 勤怠管理ツール
この中で多く利用されているのが、メールでの労働時間管理です。
多くの企業で使い慣れていることや、労働時間報告の際に業務の報告を行いやすいこと、また他の従業員にも情報を共有できることが理由として挙げられます。
電話での労働時間管理は、直接従業員とコミュニケーションを取りながら確認ができるという点で有効ですが、履歴が残らないため別で労働時間の記録を行わなければなりません。
また近年利用する企業が増えている勤怠管理ツールは、同時に大勢の従業員の労働時間を管理できるため管理職の負担は軽減されますが、情報を他の従業員に共有できないという短所もあります。
なお、これらの方法で労働時間の管理をする場合には、始業時刻や終業時刻の変更が生じた際や業務が中断された際の連絡方法についても、あらかじめ取り決めておくとよいでしょう。
当社では「KING OF TIME」という勤怠管理システムを取り扱っておりますので、お気軽にお問合せください。
3. 評価基準の確認
従来のオフィスワークと比較し、従業員の仕事ぶりを実際に確認することが難しいテレワークでは、従業員の評価が難しくなる傾向にあります。
そのためにもテレワーク導入時には、前もって評価基準を定めておく必要があるでしょう。
例えば、テレワーク実施時の評価は、業務での成果物を利用するなどといったルールを定めておくのがおすすめです。
なお、テレワークを実施している従業員とオフィスで勤務する従業員との間で、評価に対する不公平感が出ないよう、考慮した上でのルール作りを行う必要があることを念頭に置いておく必要があります。
4. テレワーク実施中のコミュニケーション
テレワーク実施中のコミュニケーションについても、手段をルール化しておくことで従業員のストレス軽減に役立たせることができます。
「業務中に連絡を取りたい場合」「業務内容の報告や共有をしたい場合」「トラブルが発生した場合」それぞれの場合において、スムーズなコミュニケーションをとれるように検討しておく必要があります。
そのためには気軽にコミュニケーションをとれるチャットツールのほか、ファイルや画面共有をしながら会話できるツールの導入などが有効です。
また、トラブルの発生時には即対応可能なサポート窓口などを設置するのもおすすめです。
5. テレワーク実施時のコスト
オフィスワークとは異なり、テレワーク実施時には別途発生する費用があります。
このようなものには、通信費やWebカメラ・イヤホンマイクといったICT 機器等の費用がありますが、これらの費用負担についてはテレワーク実施前にルール化しておかなければなりません。
また、逆にテレワークを行うことで支給しない手当が出る場合も明確に定めておきましょう。
例えば完全在宅勤務を行うのであれば、通勤手当の支払いはしない等の取り決めも必要です。
そのほかテレワークを実施することで労働条件に変更がない場合は、給与制度を変更しないといった点についても、事前に合意しておくことがのちのトラブル回避につながります。
円滑なテレワークに必要な3つのもの
最後に、円滑にテレワークを進める上で必要となるもの3つを紹介します。
1. インターネット環境の整備
2. セキュリティの強化
3. 従業員で使えるコミュニケーションツール
以下、具体的に円滑なテレワーク実施に必要となるもの3つを紹介します。
1. インターネット環境の整備
オフィス外から端末を利用して作業をすることの多いテレワークでは、スムーズな作業のためにインターネット環境を整備することが最重要事項となります。
従業員によってはインターネット環境の整備が難しい場合もあるため、そのような場合には環境をどのように整えるのか（Wi-Fiの貸し出しを行うのか、貸し出しを行う場合の費用はどうするのか）といった点についてあらかじめ決めておくとよいでしょう。
2. セキュリティの強化
テレワークでは、社外からインターネットを利用して社内の情報にアクセスするため、セキュリティ対策を十分に行わなければなりません。
端末にインストールされているOSやアプリケーションについては常に最新版にアップデートしておく、ウイルスソフトを必ず導入するといった対策が一般的なセキュリティ対策となりますが、実際にどのような対策を行うかについて社内でルール化し、意識を統一しておくことが重要となります。
3. 従業員で使えるコミュニケーションツール
オフィスワークと比較し、対面での業務にあたることが難しくテレワークではどうしてもコミュニケーション不足の発生が否めません。
これを防止するためには、従業員同士が気軽にコミュニケーションをはかれるコミュニケーションツールの導入が必要です。
例えば、チャットワークなどのチャットツール、ZoomなどのWeb会議システムを積極的に活用し、コミュニケーション不足を解消するように心がけましょう。
効率的なテレワーク実施のためにも明確なルール作りを行おう
今回は効率的なテレワークのためにきちんとしたルール作りが必要となる理由のほか、実際のテレワーク実施時に設けるべきルール、またスムーズなテレワークを進めるために必要なものについて紹介しました。
効率的なテレワークを実施するには、誰にでもわかりやすく明確なルール作りを行うことが重要です。
テレワークのメリットを最大限に活かしつつ、従業員同士が不公平感を感じにくい運用を行っていくためにも、テレワークにおける課題を解決できる運用ルールを作成していくとよいでしょう。
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