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テレワークのコミュニケーション不足を解消する方法は？便利なツールも紹介
テレワークのコミュニケーション不足で悩んでいるのであれば、有効な対策を施しましょう。勤怠管理のしにくさや業務効率の低下といった課題は、ツールの活用により解消することが可能です。コミュニケーション不足を解決に導けるおすすめツールを紹介します。
目次
テレワークにおけるコミュニケーション不足の弊害
テレワークを進める中でコミュニケーションが不足すると、さまざまな弊害をもたらす恐れがあります。まずは、テレワークにおけるコミュニケーション不足のリスクを見ていきましょう。
業務効率の低下
テレワーク中にコミュニケーション不足が起きると、上司からの指示が伝わりにくくなります。面倒に感じて確認を怠った場合、誤った判断により業務に支障を来しかねません。
コミュニケーションが不足すると、チーム内の連携も見えにくくなりがちです。メンバーの状況を上司が把握しにくいため、チームに適切な指示を出せなくなります。
1人で黙々と仕事をしていると、孤独感やストレスからモチベーションが下がる従業員もいるでしょう。これらの弊害は、業務効率の低下につながってしまいます。
勤怠管理をしにくい
テレワークでは、出社時のようにタイムカードを使えないため、従業員の出退勤管理がしにくくなります。残業時間や深夜勤務の時間も正確に把握するのは難しいでしょう。
従業員がきちんと働いているか確認しにくい点も、テレワークにおける大きな課題です。コミュニケーションが不足すると緊張感が薄れ、仕事をサボる従業員が現れてくる可能性があります。
テレワークを進めるにあたっては、コミュニケーションの活性化を図り、従業員に一定の裁量権を与えつつも、適度な緊張感を持ってもらえるような対策を講じなければなりません。
評価基準の不明瞭化
コミュニケーションが促進する仕組みをきちんと整えておかなければ、適切に評価を得られないと従業員が感じやすくなります。モチベーションの低下を引き起こしかねない点がデメリットです。
厚生労働省が公表する「テレワークを巡る現状について」によると、テレワーク業務時に不安を感じることとして、多くの人が「上司から公平・公正に評価してもらえるか不安」と回答しています。
「上司や同僚から仕事をサボっていると思われていないか不安」という回答が多いのも特徴です。コミュニケーションが活性化されれば、これらの不安を感じる従業員も減るでしょう。
テレワークのコミュニケーション不足に有効な対策
テレワーク中のコミュニケーションを促進できる具体的な解決策を紹介します。従業員の自主性に期待するのではなく、会社側が率先して対策を講じることが重要です。
ミーティングの機会を増やす
テレワークのコミュニケーション不足に有効な対策としては、ミーティングの回数を増やすことが挙げられます。積極的にミーティングを実施すれば、会話の機会も増えるでしょう。
テレワーク中に聞きたいことや分からないことがあっても、他の従業員の状況を把握できなければ声をかけづらいものです。しかし、ミーティングを実施すれば、発言しやすい環境を整えられます。
Web会議ツールでミーティングを開催するときには、できるだけ顔を見せて参加するように促すのがおすすめです。顔を見せ合うことで一体感が生まれ、孤独感を抱きにくくなります。
雑談を増やす工夫を凝らす
雑談は、コミュニケーションの促進やストレス解消に効果的です。会社に出勤すれば雑談できる機会は増えますが、テレワークでは自分から同僚を雑談に誘うのは難しいでしょう。
上司がイニシアチブをとって、従業員同士が雑談できる環境を作ってあげれば、気軽にコミュニケーションをとれるようになります。チャットツールで雑談専用スレッドを用意したり、オンライン食事会を開いたりするのがおすすめです。
雑談が可能な環境を作ると、雑談ばかりする従業員が現れかねないため、ルールをきちんと設定する必要があります。仕事に集中したい人のことを考慮し、強制はしないようにしましょう。
ツールを導入する
テレワークの運用を円滑に進めるためには、ツールの導入が不可欠です。コミュニケーションの促進に役立つさまざまなツールが、多くのベンダーから提供されています。
コミュニケーション不足で引き起こされる自社の課題を洗い出し、課題の解消につながるツールを導入しましょう。
例えば、テレワークにおける勤怠管理の仕組みを整えたい場合は、勤怠管理に特化したツールを選ぶのがおすすめです。多様な働き方に対応したツールなら、テレワークの運用中でも従業員の労働時間を管理しやすくなります。
勤怠管理の課題解決ツール「KING OF TIME」
テレワーク中の従業員の労働時間をより正確に把握したい場合は、勤怠管理の課題を解決できるツールを導入しましょう。おすすめツールKING OF TIMEの特徴や魅力を紹介します。
KING OF TIME検討中の方｜ベルパーク (bellpark.co.jp)
打刻方法を幅広い選択肢から選べる
KING OF TIMEの大きな特徴は、豊富な打刻手段が用意されている点です。職場の管理体制に適した打刻手段を、幅広い選択肢から選べます。
テレワーク従業員にはモバイル打刻がおすすめです。打刻時の位置情報をGPSで把握できるため、不正も予防できます。状況に合わせて複数の方法を組み合わせることも可能です。
PCでのパスワード認証やモバイル打刻、GPS勤怠管理といった機能は、無料で使用できます。会社で既に使っている機器をタイムレコーダーとして使えるため、コストを抑えたい場合にもおすすめです。
幅広い業種・企業規模に対応
業種や企業規模を問わず選ばれ続けている点も、KING OF TIMEの魅力です。飲食業・製造業・サービス業・情報通信業など、多様な企業で利用されています。
一般的に、業種や企業規模が異なる場合は、勤怠管理の課題も異なるものです。しかし、KING OF TIMEは常に多くの意見を取り入れながら改善しているため、業種や企業規模にかかわらず優れた対応力を発揮します。
専門スタッフによるサポートを受けられるのも強みです。チャット・電話・動画など、さまざまな方法で疑問を解決できるため、安心して利用できるでしょう。
クラウドPBX「Dialpad」
コミュニケーション不足の課題解決を図れるツールとしては、クラウドPBXのDialpadがおすすめです。あらゆるデバイスで使えるため、柔軟性の高いコミュニケーションが可能になります。
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豊富なコミュニケーション機能
Dialpadには、ビジネスコミュニケーションに役立つさまざまなツールが備わっています。メッセージ機能や通話機能など、円滑なコミュニケーションを実現する機能が豊富です。
コミュニケーションをとろうとするたびに別のツールを立ち上げる必要がないため、業務の効率化にもつながるでしょう。Dialpadを操作するだけで、別のツールに切り替えられます。
使いやすいインターフェースが採用されている点もポイントです。シンプルな操作性で誰でもすぐに使いこなせるようになるため、豊富な機能を持て余すことなく活用できます。
固定電話の内線化も可能
Dialpadを導入すれば固定電話を内線化できるため、テレワーク中の従業員がPCやスマホでオフィスの固定電話を受発信できるようになります。
従業員の自宅に別途電話機を設置する必要はありません。PCやスマホに専用アプリをインストールするだけで、会社にいるときと同じように顧客や取引先とやりとりできます。
Dialpadはクラウド上で管理されるため、PBXの設置は不要です。オフィスの移転やPBXの更新で問題になりがちな経費や業務負担も、Dialpadを導入すれば大幅に削減できるでしょう。
ビジネスチャットツール「LINE WORKS」
LINEのビジネス版であるLINE WORKSは、従業員同士のやりとりを円滑化できるチャットツールです。通常のLINEと異なり、ビジネスに役立つ機能が豊富に備わっています。
LINE WORKS検討中の方｜ベルパーク (bellpark.co.jp)
LINEユーザーならすぐに使える
LINE WORKSは使い勝手がLINEと同じです。普段からLINEを使っている従業員なら、LINE WORKSもすぐに使いこなせるようになるでしょう。
トーク機能やスタンプ機能に関しても、LINE WORKSではLINEと同様に利用できます。おなじみのスタンプ機能を活用すれば、コミュニケーションの活性化を図れます。
無料通話機能やビデオ通話機能が使える点もLINEと同じです。グループ作成機能を利用することで、顧客や取引先とも円滑にコミュニケーションをとれるようになるでしょう。
情報・予定の共有が一つのアプリで完結
LINE WORKSには、ビジネス向けの機能が豊富に備わっています。アプリ一つでさまざまな機能を使えるため、余計な機能を別途インストールする必要がありません。
情報・予定の共有も一つのアプリで完結できます。掲示板機能を使って情報を一斉配信すれば、社内への通知も楽に行えます。メンバーの予定を把握できるカレンダー機能も便利です。
LINE WORKSではメンバー単位で既読を確認できます。送信メッセージを読んだ人と読んでいない人が分かるため、大事な情報の見落としを防ぐことが可能です。
法人携帯の導入も検討しよう
コミュニケーション不足の解消を図るなら、法人携帯を導入するのも一つの方法です。従業員の個人携帯を業務で使用しているなら、法人携帯のメリットをチェックしておきましょう。
コミュニケーション不足の解消につながる
従業員が個人携帯を仕事で使っている場合、従業員同士が携帯電話で気軽にコミュニケーションをとれないケースが多いでしょう。
一方で法人携帯を導入すれば、スマホにコミュニケーションツールをインストールできるため、やりとりや情報共有の頻度・スピードが上がります。
法人携帯でコミュニケーションの活性化を図りたい場合は、社内SNSを利用するのがおすすめです。社内でコミュニティが完結するため、活発なやりとりが期待できるでしょう。
業務効率化アプリを使える
法人携帯をスマホで導入すれば、ビジネス向けアプリをインストールできます。スマホを一つのビジネスツールとして活用することが可能です。
例えば、法人携帯にメールアプリやチャットアプリを入れておくことで、テレワーク従業員もスムーズにコミュニケーションをとれるようになります。Dialpadと相性が良い点も法人携帯のメリットです。
従業員ごとに中身が違う個人携帯と異なり、法人携帯は会社で一括管理できるため、すべての端末に同じアプリをインストールできます。アプリを統一すれば、よりスムーズなコミュニケーションが実現するでしょう。
まとめ
テレワークにおけるコミュニケーション不足の課題は、ツールの導入で解決できます。勤怠管理のシステムを整えたい場合は、KING OF TIMEを使うのがおすすめです。
DialpadやLINE WORKSもコミュニケーションの活性化に役立ちます。仕事で個人携帯を使っているなら、法人携帯の導入を検討するのも一つの方法です。
ビジネスツールの導入を検討する場合は、ベルパークに相談しましょう。自社にとって最適なツールを提案してもらえる上、導入のサポートも受けられます。
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