テレワーク導入で課題となることは?課題点と解決策をご紹介します

テレワーク

社内でテレワークを実施したいものの、いくつかの課題により断念している方は多いはずです。
そのため本記事では、テレワークの課題に対する解決策、実施するメリットを解説します。

テレワーク導入時に発生する5つの課題点

社内にテレワークを導入するとき、いくつか課題が発生することがあります。本項では課題点を5つに分けて詳しく解説します。
ご自身の状況に当てはめて考えてみてください。

コミュニケーション不足

テレワークを導入することで、コミュニケーション不足が社内に起こります。
社員同士の関わる機会が大幅に減少してしまうためです。

 

いままでは仕事関係のやり取りを社内で直接行っていましたが、テレワークを導入するとインターネットを介しての連絡が主になります。
顔を見て会話する機会が減少すると同時に、チームワークの悪化や孤独に対する強いストレスが引き起こります。

 

なお、コミュニケーションが不足することによって起こりうる業務上の問題は下記の通りです。

 

・業務の連携が取れずに進捗が遅れる
・他部署の行動が把握できずにプロジェクトが止まる
・社員同士の関係性が疎遠になる

 

場合によっては組織力の低下が起こり、社内全体の生産性が低下してしまうでしょう。
そのため、テレワークの導入にはコミュニケーション不足の課題に向き合う必要があります。

業務のブラックボックス化

各社員がテレワークで作業していると、業務のブラックボックス化が進行します。
業務のブラックボックス化とは、仕事の進捗状況や業務管理が不明確になることです。

 

だれがどの仕事に着手しているかわからない、働きすぎて疲弊している社員がいるなど、社内体制を把握しきれないために会社全体の生産性が悪化してしまいます。また、業務のブラックボックス化は下記のようなデメリットも生み出します。

 

・仕事に対する評価が平等でないためフラストレーションが溜まる
・業務を把握されていないことから仕事をサボる社員が出てくる
・各社員の業務状況がわからないため作業の重複が発生する

 

業務のブラックボックス化には作業スピードの低下だけでなく、社員一人ひとりのモチベーションが低下するリスクを孕んでいます。
以上のことからテレワークを導入する際には、業務のブラックボックス化を考慮しなければなりません。

テレワークできない業務との兼ね合い

テレワーク導入時の課題として、テレワークできない業務との兼ね合いがあげられます。
なぜなら完全リモートの業務内容がある一方で、出勤しないと成り立たない仕事も存在するためです。

 

テレワークできない業務の部署だけが出勤になると、部署間で不公平感が生まれてしまい、社員同士のトラブルになりかねません。
また、会社の業務内容によってはテレワークをまったく導入できないケースも考えられます。

 

いずれにしても、テレワークできない業務との兼ね合いは、テレワーク導入の課題として考えておく必要があります。

社内情報の漏洩

ほぼすべての業務をインターネット上で完結させるとなると、社内情報の漏洩に気をつけなければなりません。
データをクラウド上で管理する機会も増えるため、いつどこで機密情報が外部に流失するかわからないのです。

 

また会社のPCやスマートフォンを社外に持ち出す場合、盗難や紛失などにも配慮する必要があります。
さらに、テレワークをはじめた当初はセキュリティ面に意識が向いているものの、時間が立つと気の緩みが生じてしまうといったことも十分考えられます。

 

この社内情報の漏洩については、長期にわたって向き合っていく必要があるのです。

環境構築の初期コスト

社内で行っていた従来の業務をリモート化する場合、環境構築の初期コストが発生します。
本格的なテレワークを開始するにはシステム回りだけでなく、テレワーク用の機器や準備が必要となります。

 

テレワークに必要なものは下記をご参考ください。
・PCやスマートフォン、タブレットなどの通信端末
・各自宅に対してのWi-Fi環境
・チャットツールやクラウドの導入
・勤怠システムの一新
・印鑑やFAXからのペーパーレス化

 

これら環境構築の初期コストに悩みを抱えており、テレワークになかなか移行できなくて悩んでいる方は多いかもしれません。
このように、テレワークの環境構築を行うだけでも、企業によっては大掛かりな準備をしなければならないのです。

テレワークの課題に対する5つの解決策

企業によって大幅に異なりますが、テレワークを導入するにあたってさまざまな課題点があがります。
その課題を解決するためにも、本項では5つの解決策をお話します。本格的にテレワークを実施したい方はぜひご参考ください。

コミュニケーションを意図的に行う

テレワークによるコミュニケーション不足を解消するためには、意図的に社内で連絡を取り合う必要があります。
そこで有効になるのが、インターネット上でチャットやビデオ通話を行えるコミュニケーションツールの導入です。

 

代表的なコミュニケーションツールは下記をご参考ください。

 

・「Zoom」や「GoogleMeet」といったオンライン会議ツール
・「LINEWORKS」「Chatwork」や「Slack」などのビジネスチャットツール

 

たとえば、オンライン会議ツールの「Zoom」を社内コミュニケーションに活用すれば、実際に相手の顔を見ながら会話することができます。
無料版でも最大100人まで同時接続が可能なので、同時に複数の社員と意思疎通を行えるでしょう。

 

また、ビジネスチャットツールではメールと違った迅速なやり取りができます。
プロジェクトをスムーズに進めたいとき、各社員の状況把握を常に行いたいときなどに有効です。

 

テレワークによるコミュニケーション不足は、上記のようなツールを用いて意図的に解決しましょう。

業務管理を確立する

業務のブラックボックス化に対する解決策として、業務管理の確立があげられます。

 

従来の業務管理システムをテレワークで使ってしまうと、社員一人ひとりの業務状況の把握ができません。
そのため、スケジュール管理ツールや情報共有ツール、タスク管理ツールなどを新たに導入し、各社員の業務管理を確立させる必要があるのです。

 

業務管理の確立に必要なツールをいくつか取り上げます。

 

・「Google Workspace」や「Office365」、「サイボウズOffice」などのスケジュール管理ツール
・「Kibela」や「Confluence」といった情報共有ツール
・「Trello」や「Asana」のタスク管理ツール

 

スケジュール管理ツールでは、タイムカード、チャット、社内共有などのツールがまとめて搭載されています。
社内で導入しておきたい便利ツールの1つです。

 

また情報共有ツールは、社内で残しておきたい情報を全体に周知できる機能があります。
社員一人ひとりに共有する手間が省け、生産性の向上に期待できるでしょう。

 

タスク管理ツールについては業務の進捗状況を把握できるため、一丸となって会社業務に取り組めます。
テレワーク導入時には上記ツールを活用し、各社員の業務管理を確立させましょう。

テレハーフを導入する

テレワークには、実施できる仕事とできない仕事の両方があります。
その不公平感から社内トラブルを起こさないためにも、テレハーフの導入を検討してみてください。

 

テレハーフとは、テレワークと出社の組み合わせを半日時間単位で行うものです。
このテレハーフは東京都の小池百合子知事が提唱した造語です。

 

テレハーフを導入して会社勤務と在宅勤務をローテーションさせることで、全社員にテレワークの恩恵を平等に与えることができます。
部署ごとの不公平感が発生しづらく、社員同士のトラブルが発生しません。

 

また、定期的に社員同士が顔を合わせるため、組織の団結力を損なうことなくテレワークを実施できます。
テレワークできない業務との兼ね合いが発生したときには、このテレハーフを検討してみてください。

セキュリティを強化する

社内情報の漏洩を避けるためにも、セキュリティの強化に注力するべきです。
ウイルス対策ソフトの導入、システム回りの見直しなど、社内セキュリティの底上げを行いましょう。

 

しかし、社内セキュリティの強化だけでは不十分です。
情報漏洩に対して各社員の意識を高めることが、セキュリティ面において非常に重要となります。

 

例えば下記のような取り組みです。

 

・各社員がセキュリティの見直しを定期的に行う
・テレワークのルールを社内全体に定めておく
・セキュリティに関するチェック項目を設ける
・社内情報の漏洩に関する研修を行う

 

セキュリティに対する意識は研修などを行っても、時間が経つと徐々に弱まってしまいます。
社員一人ひとりが自覚を長期的に持つことで、情報漏洩のリスクを減らすことができるでしょう。

少しずつテレワークに移行する

本格的にテレワークを実施する際には、初期コストがほぼ確実と言ってもいいほど発生します。
予算が限られている企業にとっては初期コストが課題になりえるでしょう。

 

上記のような状況であれば、少しずつテレワークに移行させるのをおすすめします。
試しに数日間だけテレワークを実施して、結果や生産性をみてテストするなどです。

 

社内全体に導入するわけではないため、初期コストを抑えて効果を実感できます。
そのほかにも、部署や社内状況に合わせて行う、テレワーク組と出社組に分けて実施するなど、少しずつテレワークを行う方法がいくつかあります。

 

いずれにしても初期コストが懸念されるのであれば、少しずつテレワークを実施させるべきです。

テレワーク導入時のメリット3つ

本項ではテレワーク導入時のメリットを3つ解説します。テレワークを実施するかの判断材料になるでしょう。

業務の生産性が向上する

テレワークを導入することで業務の生産性が向上します。

 

なぜなら、今まで発生していた多くの無駄を省かれるからです。
同僚との会話やオフィスの掃除など、直接的に関係のない業務をテレワークで省くことが可能です。

 

また、生産性の向上が見込める代表例として営業職があげられます。
営業職がテレワークになる場合、営業先に行くための移動時間がすべてカットされ、業務の効率化を図ることができます。

 

そのため社内にテレワークを導入することにより、業務の生産性アップが期待できるのです。

コストを削減できる

以前の日本では、会社に出勤するのが当たり前の会社が多くありました。

 

しかし、最近では在宅勤務を行うことで多くのコストを削減できると判明し、テレワークが促進されています。
削減できるコストは下記の通りです。

 

・通勤の交通費
・オフィス代
・残業代
・紙の印刷代
・物の保管スペース

 

テレワークを実施すれば上記のコストを大幅に抑えられるため、企業にとって大きなメリットをもたらすでしょう。

優秀な人材を確保できる

テレワーク導入のメリット3つ目として、優秀な人材を確保できることがあげられます。
なぜ優秀な人材を確保できるかというと、人材採用の範囲を広げられるからです。

 

いままでは通勤時間を考慮するため、人材採用は一定の地域に限られていました。
しかし、テレワークの導入により時間や場所に縛られない働き方が可能です。

 

インターネット上でほぼすべての業務を完結させられるため、各地域の優秀な人材を雇用することができます。
テレワークの実施で優秀な人材を採用できれば、企業のさらなる拡大につながるはずです。

テレワークの導入を前向きに検討しよう!

本記事では、テレワーク導入時の課題点、課題に対しての解決策を解説しました。
新型コロナウイルスの感染拡大を抑えるため、各方面からテレワークの促進が行われています。

 

しかし、テレワークの導入にはいくつかの課題点があるため、それら課題を一つ一つクリアする必要があります。
テレワークの導入に懸念がある方は、ぜひ本記事の解決策を参考して、今抱えている悩みを解消してください。

 

社内にテレワークを取り入れることにより、さまざまなメリットを生み出します。
この機会にぜひ、テレワークの導入を前向きに検討しましょう。