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電子帳簿保存法とは？法改正で変わった内容や対応システムを紹介
2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法において、電子データ保存に関わる決まりが見直されました。大事なポイントを押さえておくことで、会社としても適切な対応を取れるでしょう。電子帳簿保存法改正後の注意点や対応システムを紹介します。
目次
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、どのような内容を定めた法律なのでしょうか。法改正について知る前に、まずは電子帳簿保存法の趣旨を理解しておきましょう。
帳簿書類の電子データ保存を認める法律
電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿・書類の電子データ保存について規定した法律です。正しくは『電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律』といいます。
電子帳簿保存法では、見積書・請求書・決算関係書類など国税関係の帳簿や書類を、一定の条件下で電磁的記録として保存することを認めています。
1998年に創設されて以降、電子帳簿保存法は幾度となく改正を重ねてきました。社会がデジタル化へと大きく変化する中、より多くの企業がデジタル化の波に乗れるよう、電子帳簿保存法における電子データ保存の要件も徐々に緩和されてきているのです。
参考：電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律 | e-Gov法令検索
対象となる帳簿・書類の種類
電子帳簿保存法の対象の大きな分類として、『国税関係帳簿』『国税関係書類』『電子取引』の3種類が挙げられます。業務上のさまざまな取引記録が、電子保存の対象です。
国税関係帳簿の代表例には、仕訳帳・総勘定元帳・売掛帳・現金出納帳・固定資産台帳があります。国税関係書類をさらに分類すると『決算関係書類』と『取引関係書類』の2種類で、貸借対照表・損益計算書・試算表などが決算関係書類に該当するものです。
取引関係書類はさらに『自己発行の写し』と『相手先から受領した書類』に分けられます。請求書・見積書・納品書・注文書・領収書などがあり、自己発行の写しはそれぞれの控えです。
電子取引には、EDI・電子メール・クラウドサービスなどでやり取りした取引情報が該当します。
保存区分は3種類
電子帳簿保存法では、保存区分を以下の3種類に分けています。
●電子帳簿等保存：電子的に作成した帳簿や書類を電子データのまま保存
●スキャナ保存：紙で作成・受領した書類を画像データに変換して保存
●電子保存：電子的にやり取りした取引情報を電子データのまま保存
それぞれの区分においては、不正や第三者の介入を防止するために、次の二つを保存要件としています。
●可視性の確保：誰でも視認・確認できる
●真実性の確保：改ざんされていない
保存要件は帳簿・書類の種類によっても細かく設定されており、保存要件を満たしていなければ電子帳簿保存法に対応できません。
2021年度の税制改正で何が変わったのか
2021年度の税制改正により、電子帳簿保存法が大幅に見直されました。2022年1月から適用されている内容について解説します。
事前承認の手続き廃止
法改正前は、電子帳簿等保存やスキャナ保存をしようとする場合は、原則として3カ月前までに管轄の税務署長から承認を得ておかなければなりませんでした。
しかし、事前承認があると事務にかかる負担が重くなってしまうという理由から、法改正により事前承認の手続きが廃止されています。
電子取引については法改正前から事前承認がなくても電子保存ができていたため、法改正により全てのデータ保存に関して事前承認が不要になったことになります。
タイムスタンプ付与の要件緩和
特定の時刻に電子データが存在していたことや、その時点から手を加えられていないことを証明する技術が『タイムスタンプ』です。真実性の確保を満たすために用いられます。
スキャナ保存でタイムスタンプを付与する期間は、法改正により最長約2カ月とおおむね7営業日以内に延長されました。また、法改正前は受領者の自署が必要でしたが、法改正後は自署も不要となっています。
電子データの修正・削除の履歴が残るシステムを使う場合には、タイムスタンプの付与自体が必要ありません。
電子取引における電子保存の義務化
電子メールやクラウドサービスなどで取引情報をやり取りする電子取引において、法改正前は電子データを紙へ出力して保存する方法が認められていました。
しかし、法改正後は所得税や法人税に関係する電子取引の情報を、全て電子データとして保存することが義務化されています。真実性の要件として、『タイムスタンプの付与』や『訂正削除の記録が残るシステムの利用』などの措置が必要です。
なお、電子取引でやり取りした消費税の電子データについては、法改正後も出力書面による保存が認められています。
検索要件の緩和
電子帳簿保存法では電子データの保存に関し、記録事項の検索機能を確保することが求められています。
法改正前は複雑な検索機能が必要でしたが、法改正後は検索要件が緩和されました。日付・取引金額・取引先の3項目が検索できればよいルールに改正されています。
電子取引では、電子取引が行われた事業年度の前々事業年度の売上が1,000万円以下の場合、税務職員によるダウンロード求めに応じられる状態なら全ての検索要件が不要です。
適正事務処理要件の廃止
改正前の電子帳簿保存法では、スキャナ保存における不正を防止する目的で、『社内規程の整備』『相互けん制』『定期的な検査』といった適正事務処理要件が定められていました。しかし、今回の法改正で適正事務処理要件は廃止されています。
定期的な検査が不要となったため、検査に必要であった原本はスキャン後に廃棄することが可能です。また、相互けん制の廃止により、1名での事務処理が認められています。
ただし、隠蔽や仮装のために正しく申告しなかった場合、重加算税が10％上乗せされてしまうようになった点に注意が必要です。適切に電子データを保存するためにも、社内でシステムを整備しておく必要があるでしょう。
電子保存義務化の猶予期間の設定
電子取引における電子保存の義務化により、2022年1月以降の電子取引で授受したデータは、原則として全て電子データのまま保存しなければなりません。
しかし、準備が間に合わない事業者のために、電子取引については2年間の猶予期間が設定されています。やむを得ず保存要件を満たせない理由がある場合、2023年12月31日までは従来通りの方法で処理することが可能です。
やむを得ない理由で電子化を実施できない場合、法改正前は所轄税務署長への届出が必要でしたが、法改正後はこの届出も不要となっています。
タイムスタンプが不要になるケース
タイムスタンプの付与には手間がかかるため、タイムスタンプなしでの処理を図りたい企業も多いでしょう。タイムスタンプを付与せず改正電子帳簿保存法に対応することは可能なのでしょうか。
事務処理規程を備え付ける
不当な訂正や削除が起こらないような事務処理規程を作成すれば、改正法への最低限の対応は可能です。電子保存については、事務処理規程の制定・遵守によりタイムスタンプが不要になります。
ただ、法改正のたびに規程を更新しなければならないため、業務が煩雑になりがちです。そもそも規定を作成する際は、電子取引の範囲や対象データなどを細かく定める必要があります。
事務処理規程だけだと、スキャナ保存には対応できない点にも注意が必要です。事務処理規程の制定のみでタイムスタンプなしの運用を目指すのは、現実的とはいえないでしょう。
参考：教えて！！令和3年度改正 電子帳簿保存法 P.10 | 国税庁
改正法に対応したシステムを利用する
『訂正削除履歴が残る』または『訂正削除ができない』システムを利用すれば、タイムスタンプ付与は不要です。スキャナ保存にも対応します。
改正法に対応したシステムのうち、タイムスタンプ付与機能が備わっていないものは、基本的に費用が安い点が大きなメリットです。
しかし、タイムスタンプが付与されていないデータは別のシステムへの移行が認められないため、保存期間を満了するまでは実質的にシステムを変更できません。システムを切り替えたい場合に対応が難しくなるリスクがあります。
タイムスタンプの自動付与機能があると便利
事務処理規程や訂正・削除ができないシステムの用意という手段があるとはいえ、タイムスタンプなしでの運用は現実的とはいえません。
改正法に対応しつつ事務処理の負担が少ない運用を目指すなら、タイムスタンプの自動付与機能を搭載したシステムを利用するのがおすすめです。
タイムスタンプの自動付与が可能なシステムなら、基本的には訂正・削除の履歴も残せます。付与にかかる事務的な手間を考える必要もありません。
保存データにタイプスタンプが付与されれば、システム切り替えに関する長期的な支出リスクも抑えられます。タイムスタンプなしでの運用を考えるよりは、自動付与機能付きシステムを導入する方が賢明でしょう。
電子帳簿保存システム導入のメリット
改正法に対応したシステムを導入すれば、タイムスタンプの自動付与のほかにも、さまざまなメリットを受けられます。電子帳簿保存システムを導入する効果を見ていきましょう。
書類管理業務の効率化
紙ベースでの業務が多い場合、非効率な作業が増えて時間や手間がかかってしまいます。書類を探しにくいことや承認フローが停滞しがちなこともデメリットです。
一方、システムを導入して書類を電子化すれば、非効率な作業の大半をカットできます。検索性が向上するため、目的の書類にもすぐにアクセスが可能です。
取引先に書類を届けるケースでも、書面を郵送する場合は手間や費用がかかりますが、電子データならネット経由で瞬時に届けられます。
紙の書類を保管するコストの削減
システム導入のメリットとしては、コストカットにつながることも挙げられます。紙ベースの運用にかかる諸費用の削減が可能です。
改正前の電子帳簿保存法では、原則として書面で7年の間は必ず保管しておく必要がありました。しかし、2022年1月1日以降にやり取りされる国税関係書類は、適切に電子保存できれば紙を破棄できるように変更されています。
紙の書類を保存するためのコストには、紙代・インク代・機器のメンテナンス費用のほか、郵送や保管・廃棄にかかる費用も挙げられます。電子帳簿保存法に対応したシステムを導入すれば、膨大な書類の保管にかかっていたコストを削減できるでしょう。
参考：電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】P.4｜国税庁
セキュリティの強化
改正法で規定された保存要件を満たすためには、内部統制やセキュリティリスクへの対応も欠かせません。
電子帳簿保存システムは書類の真正性を担保できるように作られているため、おのずと不正が行われるリスクも軽減し、セキュリティが強化されます。
書類の電子化によって紛失のリスクを回避できるのも、システム導入のメリットです。また、経年劣化で可読性が低下するリスクを防げる上、災害からも書類を保護しやすくなります。
【電子保存特化型】おすすめシステム3選
電子帳簿保存法の対応策をまだ講じていない場合は、早めにシステムを導入して準備を進めておきましょう。数ある電子帳簿保存システムの中から、まずは電子保存に特化したシステムを紹介します。
無料プランあり「バクラク電子帳簿保存」
『バクラク電子帳簿保存』は、改正法に完全対応したシステムです。スキャナ保存と電子保存の保存要件を満たせるほか、タイムスタンプも自動付与されます。
無料プランでは、アップロードできる回数が月500件までという制限がありますが、AIによる入力補完機能により、書類の入力事務作業を最小限に抑えられる機能も月5件まで利用できます。
無料プランでも電子帳簿保存法に対応した機能を利用できます。ただ、ユーザー数やアップロード数が制限されているため、お試しのプランと考え、本格導入を決めたら有料プランを検討するのがよいでしょう。
電子帳簿保存法対応ソフトなら「バクラク電子帳簿保存」無料利用可能！
電子帳簿保存法の全区分に対応「DataDelivery」
3種類の保存区分に対応した『DataDelivery』はシンプルな構成になっており、誰でも直感的に使えるでしょう。
電子データはクラウド上に保存されるため、自前のデータベースを用意する必要がありません。独自構造のDBにより、改ざんできないようになっている点も安心できるポイントです。
タイムスタンプや電子署名を付与し、真正性を担保してデータを保存できます。また、高速検索機能を使えば、大量のデータから素早く検索することが可能です。
電子帳簿保存法対応 電子証跡システム DataDelivery | JFEシステムズ株式会社
あらゆる帳簿を電子保存「invox電子帳簿保存」
経費精算や電子契約に特化したシステムでは、書類の種類によっては保存が難しいケースもあります。しかし、あらゆる帳簿を保存できる『invox電子帳簿保存』なら、保存が困難な取引情報も簡単に処理が可能です。
invox電子帳簿保存では、検索要件に必要な記録項目を正確にデータ化できます。紙で送られてきた書類も、スキャナや複合機でスキャンすれば自動でデータを取り込みます。
電子化した書類は原本画像と並べて確認できるほか、訂正削除履歴を残したまま10年間の保管が可能です。データ化の方法も、コスト・精度・スピードのどれを重視するかで選べます。
invox電子帳簿保存 – あらゆる国税関係書類を電子保存する電子帳簿保存法対応の文書管理システム
【特定業務向け】おすすめシステム3選
取り扱う書類の種類や経理業務の内容に偏りがある場合は、特定の業務に強いシステムを導入するのもよいでしょう。特化しているジャンルがあるシステムから、おすすめを三つ紹介します。
請求書を自動電子化「TOKIUMインボイス」
『TOKIUMインボイス』は請求書の処理業務を効率化できるシステムです。どのような形式の請求書でも、独自の仕組みにより高精度のデータ化を実現できます。
請求書の原本は保管されるため、ファイリングや保管の作業は不要です。電子帳簿保存法に対応しており、タイムスタンプも自動付与されます。
多くの主要会計ソフトと連携できることも魅力です。使用中の会計ソフトの仕様に合わせてファイルを出力できるよう、導入期間中にシステムのカスタマイズも頼めます。
TOKIUMインボイス｜請求書受領クラウド（トキウムインボイス）
インボイス制度に対応「Bill One」
請求書特化の電子帳簿保存システムを使いたい場合は、『Bill One』も選択肢の一つです。さまざまな方法や形式で送られた請求書を、オンラインで受け取れます。
改正電子帳簿保存法に対応しているほか、2023年10月から始まるインボイス制度で求められる要件を満たすことも可能です。適格請求書の発行や登録番号の照合ができる機能を備えています。
従業員が100名以下の場合、1カ月に受領する請求書の数が100件未満なら利用料金がかかりません。受け取った請求書も、料金なしで無制限に閲覧できます。システム導入に費用をかけたくない小規模事業者は、選択肢に入れておきましょう。
経費精算機能が充実「楽楽精算」
『楽楽精算』は領収書の処理業務を効率化できるシステムです。申請者が自動読み取り機能で領収書を読み取らせれば、後は承認者や経理担当者がシステム上で作業できます。
電子帳簿保存法に則した領収書や請求書のスキャナ保存も、簡単に可能です。サポート体制が充実しており、導入初期には専任サポートを受けられます。
設定の自由度が高いことも魅力です。申請項目・レイアウト・承認フローを自由にカスタマイズできるため、自社に合った運用に役立つでしょう。
楽楽精算【公式】累計導入社数No.1の経費精算システム｜経費精算の課題解決に
まとめ
電子帳簿保存法の改正により、2022年1月から電子取引における電子保存が義務化されています。2年間の猶予期間はあるものの、早めに社内システムを整備しておく必要があるでしょう。
電子帳簿保存システムの導入に不安な点がある場合は、一度ベルパークにご相談ください。多くの企業との豊富な取引実績を生かし、最適なシステムを提案しています。
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