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DXで業務効率化するには？DXの必要性と導入ポイントを解説
近年、『DX』という言葉をよく耳にするかと思います。DXに取り組むことで業務の効率化が図れると言われており、経済産業省も日本企業のDX化を推進しています。
そこで、今回はDX推進の必要性やメリット、DXツール導入時のポイント等をご紹介します。DX推進の基本を理解して自社に合ったツールを選びましょう。
ぜひDXツール導入時の参考にしてください。
目次
そもそもDXとは？
『DX』とはデジタルトランスフォーメーションの略で、デジタル技術を活用することでビジネスや人々の生活をより良いものに変えていくことを指します。
よくIT化と混同されるのですが、意味合いが大きく異なります。
IT化とは、「デジタル技術を活用して業務の効率化を行うこと」であり、DX化とは「デジタルを活用して企業やビジネスに変革を与えること」と定義づけられています。
つまり、DXはIT化の先にある目的なのです。
DXは3段階に分かれている！
DXには3つの段階があることをご存じでしょうか？
経済産業省が、2020年12月に公表した「DXレポート2 中間取りまとめ（概要）」では、「デジタイゼーション」「デジタライゼーション」「DX（デジタルトランスフォーメーション）」の3ステップがあると示されています。
DX=デジタル化ではなく、DXによって企業文化や風土、ビジネスに変革を与えなければ成し遂げたとは言えません。そのため、上記3ステップを踏みながらDXを成し遂げていく必要があるのです。
デジタイゼーション
デジタイゼーションとは、アナログのデータをデジタル化することを指します。大小問わず、アナログからデジタル化するものは全て含まれます。
例えば、紙で管理していたデータをエクセルで管理する・ペーパーレス化で会議資料をメールで送る・スマホやタブレットといったITデバイスの導入等が挙げられます。
デジタライゼーション
デジタライゼーションとは、業務フローをデジタル化することを指します。デジタル化された業務をIT活用で自動化・代替することにより、業務効率化することが求められます。
具体的には、MAツールを活用して顧客管理やアプローチを効率化・POSレジで売上や販売管理の自動化・荷物の配送状況をシステムで管理する等が挙げられます。
DX（デジタルトランスフォーメーション）
DXとは、組織を横断して全体の業務をデジタル化することを指します。IT化やデジタル化は手段の一つであって、その先にビジネスや人々の暮らしが豊かになるような変革をもたらすといった意味があるのです。
身近なところでは、今まで店頭でしか販売していなかったショップがECサイトを立ち上げて販売したり、オンライン診療で遠隔で医療サービスを受けられるといったこともDXに当てはまります。これらの変革によって、私たちの生活はより豊かなものになっています。
DX推進の現状
実際、どのくらいの企業がDXに取り組んでいるのでしょうか？一般社団法人日本能率協会によると、2022年時点で既にDXに取り組み始めている企業は全体で55.9%という結果でした。半数以上の企業でDX推進がされている状況です。2021年は45.3%だったので大きく増加していることがわかります。
一方で、中小企業にフォーカスすると既にDXに取り組んでいる企業は36.1％と、思うように進んでいない現状が伺えます。ですが、検討中・これから検討中の数値も含めると70.7%になることから、中小企業のDX化はこれから加速していくと考えられます。
データ引用元：『日本企業の経営課題 2022』調査結果速報【第1弾】｜一般社団法人日本能率協会
企業DXの課題点
DX化するには様々な問題があり、簡単にできることではありません。
主な課題5つをご紹介します。
①人材不足
②DXに対するビジョンや経営戦略が不明瞭
③具体的な事業展開が進まない
④社内関係部署との連携が十分にできない
⑤経営資源の投入が十分にできない
特に、人材不足で悩んでいる企業が多い傾向にあります。人材の確保（採用）が難しいだけでなく、デジタル人材が社内にいないと育成の面でも苦戦することになります。
また、多くの場合DXを推進する際にツールの導入を検討する企業がほとんどかと思います。ツール導入によってビジネスに変革をもたらすことを最終ゴールと定めると、各部署との連携は必要不可欠になります。
こういった課題を1つ1つクリアしていく必要があるため、企業のDX化は時間がかかるのです。
データ引用元：『日本企業の経営課題 2022』調査結果速報【第1弾】｜一般社団法人日本能率協会
DX推進の必要性
上記でお話ししたように、企業のDX化には時間もお金もかかります。そこまでしてDX推進する必要ってあるの？と思う方もいるかもしれません。
ですが、DX推進は少しずつでも進めて行くべきです！なぜなら、日本は高齢化が進み労働人口の減少、経済の低迷が近い将来危惧されているからです。DXによって業務効率化をし生産性を向上させることで、これらの問題を乗り越えていかなければなりません。
立ちはだかる「2025年の崖」
実はもう1つ、DXに取りかからなければならない問題があります。それは、「2025年の崖」と呼ばれる問題です。
基幹システム（レガシーシステム）導入から数十年経ってる企業では、システムの老朽化や内部構造を理解していた社員が既に社内にいない等の理由からデータを活用できていない状態、つまりシステムのブラックボックス化が問題視されています。データを活用してDXを推進していくためには、これらの課題を解決し業務体制の見直しをしなければなりません。
もし、克服できない場合、DXの実現がなされないだけでなく2025年以降、最大12兆円/年の経済損失が生じる可能性があるとされています。
データ引用元：経済産業省 DXレポート ～ITシステム「2025年の崖」克服とDXの本格的な展開～
企業のDX化はメリットだらけ！
企業DXの必要性や課題点を理解していただいたかと思います。DX推進をするうえでメリットも把握しておきましょう。
業務の無駄がなくなり生産性UP
今までの作業時間を大幅に短縮することが可能です。より付加価値の高い業務に時間を使うことができるため、業務効率だけでなく生産性も上げることが期待できます。また、ITを上手く活用することで生産性を向上しながら人手不足の問題も解決に導きます。
さらに、スマートフォンも活用することで柔軟な働き方に対応しつつ業務の効率化を図れます。
データの蓄積・管理が簡単
データを一元管理することによって社内での情報共有は容易になります。手作業だと入力ミスや転記ミスが発生することもしばしあるが、IT化することで入力作業が不要となりミスを削減することができます。
また、横断的にデータを閲覧・参照することができるので、データを上手く活用すると新たなビジネスを創出することが期待できます。
旧システムから脱却できる
旧システムからクラウド化することで、担当者しか知らないといった属人化問題を解決できます。また、システムの管理は外部ベンダーが行うため、維持管理コストをレガシーシステムと比べて大幅に削減することが可能です。
旧システムから脱却することで、システムの更新や度重なる法改正にも柔軟に対応できるようになります。
DXで業務効率化するためのポイント
DXツールを導入すれば何でもOKというわけではありません。一番大切なのは、自社の状況に適したツールを導入することです。使いこなせないツールを導入しても業務効率化どころか、かえって時間がかかってしまうこともあります。そこで、DXツール導入検討時のポイントをまとめました。ぜひ参考にしてみてください。
現状を踏まえた運用設計
業務を効率化してビジネスに変革を起こすためには、実際にツールやシステムを活用する現場社員に意見を聞きながら検討を進めましょう。また、無料のデジタル化診断ツールを使って現状を把握するのも良いでしょう。
テスト導入や効果測定をしてから本格導入
導入を検討したいツールやシステムを選定したら、いきなり導入するのではなく、まずはテスト導入をして本当に自社に適しているか慎重に確認しながら進めていきましょう。
テスト導入をすることで新たな課題を発見することもできるかもしれません。
サポート体制の有無をチェック
実際にDXツールを導入していくと様々な問題に直面することでしょう。そんな時に気軽に相談できる体制が整っていると、企業のDXは強固なものとなっていきます。
導入するときはサポート体制が整っているかどうかまで確認するようにしましょう。
デジタル化診断Standardで現状を把握
DXを推進していく上で一番大切なのは、自社の現状を把握することです。既にDXに取り組み始めている企業では課題を可視化することで推進速度がアップすることでしょう。
無料でできるデジタル化診断ツールで早速チェックしてみましょう。
おすすめDXツール3選
多くの導入実績を持つベルパークが、DX化におすすめなツールを3つご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
LINE WORKS
働き方が多様化していく中で、コミュニケーションの取り方も進化しています。ビジネスチャットを社内に導入することで、メールや電話で行っていたコミュニケーションを今まで以上に気軽にできるようになります。LINE WORKSはビデオ通話が可能なので、テレワーク等で離れた場所にいても画面共有を行いながらスムーズな会議も可能です。他にも、カレンダーやタスク管理機能等の業務効率を上げることのできる機能が搭載されています。インターフェースがLINEと似ているので誰でも簡単に使うことができます。
KING OF TIME
勤怠管理を紙からクラウドへ移行することで、勤怠業務の作業時間を大幅に削減することができます。システムを導入することで集計ミスや入力ミスがなくなるので、正確なデータを取得・管理することが可能です。
直行直帰やテレワークといった場合でも場所を選ばず利用できるので、どの業界職種にも適しています。KING OF TIMEでは自社の就業規則に沿った勤怠管理にカスタマイズすることができるのもおすすめできるポイントです。初期費用がかからず、全ての機能を一律300円で利用できるのも嬉しいですね。
導入社数No.1のクラウド勤怠管理システム – KING OF TIME
マネーフォワードクラウド
DX化はバックオフィス業務こそすべきです。バックオフィス業務では、先ほど紹介したレガシーシステムを使っていたり、紙で処理・管理していることが多く、作業時間も膨大だったりする傾向があります。そういった課題を解決してくれるのがマネーフォワードクラウドです。経理業務・人事労務・法務等の11種類のサービスを取り揃えているので自社に合った使い方が可能です。また、全国の士業事務所と提携していたりサポートと体制が整っていたりと、導入後も安心してご利用いただけます。
DX化を進めて業務効率化しよう
企業DXを推進し生産性をアップすることで企業の競争力を高めましょう。これから起こる労働人口不足にもITを活用することで備えることができます。
ベルパークでは「中小企業のDXに伴奏する」という想いから、多くの企業様のDX化に寄り添ってきました。弊社コンサルタントが現状の課題から実現したい未来までじっくりお話を伺ったうえで、最適なプランをご提案いたします。ぜひお気軽にご相談ください。
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