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法人携帯のデメリット3つと対策を紹介します
法人携帯を導入する際にはキャリアの選択や社内ルールの制定といった事前準備を行うことが重要です。
社員のストレス軽減やコストの削減、社内の情報流出を避けるためにも、どのような事前準備を行うかを理解する必要があります。
目次
法人携帯を使用する際は3つのデメリットを知ることが大事
会社の業務に使用する携帯電話を法人携帯に変更すると、経費や事務作業量の軽減に繋がるだけでなくセキュリティの向上にも大きな影響があります。
その反面、しっかりとしたルールを決めたり目的に応じた携帯を使用しなければ大きなデメリットにもつながります。
法人携帯を使用する3つのデメリット
法人携帯を使用する場合には、コスト面や情報の流出、社員のストレス対策に目を向ける必要があります。
メリットも多い法人携帯ですがデメリットがそれを上回るようなことがあっては、何のために導入したのか分からなくなってしまいます。
法人携帯のデメリットは大きく3つあり、どのように対策するかが重要です。
導入コストと日々の使用コストがかかる
法人携帯を導入する際には、当然ですが初期導入費用がかかります。
また携帯を使用するしないにかかわらず、台数に対して会社が月額使用料を支払う必要があります。
特に社員の多い会社であれば、会社側の負担額は相当なものになるはずです。
各社キャリアの料金プランを比較し、どの程度の予算をかけるかを吟味したうえで導入を検討する必要があります。
プライベート使用の管理が必要
社員がプライベートで法人携帯を使用した場合、気づかずにその通信料を会社が負担する可能性がありますし、情報流出の危険性にもつながります。
仮に私用を禁止したとしても、どこまでが業務でどこまでが私用なのかを完璧に判断するのは難しく、個人による差も出てきます。
そのために法人通話と個人通話を振り分けるサービスを利用したり、毎月の明細を細かくチェックするといった社内での対策が必要になってくるのです。
また法人携帯にはWeb上から全端末を管理できるタイプもあるので、会社でルールを定めて社員に周知させておく必要があります。
休日にも電話がかかってくるストレス
休日であっても常に法人携帯を所持するといったルールがある場合、常に電話がかかってくるかもしれないという精神的なストレスが社員にのしかかります。
エンドユーザー対象の仕事などでは業務上仕方のない部分もありますが、オンオフの切り替えができず、かえって業務の効率が落ちてしまう場合もあるでしょう。
社員同士で休日電話のルールを決めたり、取引相手に緊急以外は携帯電話への直接の連絡を避けてもらうなど、なるべく電話のかかってこない工夫が必要です。
導入コストと日々の使用コストを抑えるためのポイント
導入コストや日々の使用コストを抑えるためには、業務内において、法人携帯をどのように使用するかを把握しておく必要があります。
電話重視であれば電話料金が下がるプランを、データ通信重視であればデータ通信料が下がるプランを選ぶことが重要になります。
また、契約するキャリアがどのようなプランを持ち、どれを選べば一番メリットがあるかを理解した上で契約することが重要です。
業務での携帯の使い方を把握しプランを決定すればコストは下がる
携帯電話には現在さまざまな機能が追加されています。
インターネットをはじめとして、地図機能や時計機能、カメラ機能も初期設定で付いている場合が多く、アプリで導入できるものも含めればその種類はきりがありません。
法人携帯を導入する際は、それらの機能のうち何を中心に使用するのかを把握することが重要です。
例えば電話中心であればネット機能を充実させる必要性はありません。
電話を長時間利用する予定がある場合は、電話の利用時間が長くても料金が変わらないかけ放題のプランがおすすめです。
1回の電話が長くならない場合には、5分以内の電話は何回でも料金が変わらない、というような指定の通話時間内であれば料金が変わらないプランを選びましょう。
かけ放題のプランは電話番号が指定になっていることがあるため、契約の際に確認が必要です。
また指定の通話時間はプランにより異なりますので、1回の電話でどの程度の時間通話をしているのか確認しましょう。
さらに連絡方法が電話ではなくメールやアプリ中心なら電話料金よりも通信料金が安くなるプランを選ぶことが重要です。
例えば外回りの多い業種であれば、地図機能やナビ機能のあるアプリを利用する機会が増えるでしょう。
これらを総合的に見ることで、どのプランを選べば一番コストが下がるかを見極めることが重要になるのです。
固定電話と携帯電話のキャリアを統一すればコストは下がるかも
携帯電話以前に、すでに社内で使用している固定電話があると思います。
この固定電話と携帯電話のキャリアを統一することで、使用するキャリアによってはセット割引などのサービスが適用になる場合もあります。
これにより通話の定額化や無料化が可能になれば、コストは大きく下がります。
反対に固定電話に合わせるのではなく、これから導入する携帯電話のキャリアに全ての統一してお得なサービスに加入する方法もあります。
よりコストを下げたければ複数のキャリアに確認をして各社の見積もりを取ることで、最も安くなるのはどこかを調べておくことが重要です。
利用状況にあわせて選べばコストは下がる
ドコモ、au、ソフトバンクといった大手キャリア3社を中心に、それぞれ法人向けビジネスプランが用意されています。
利用状況に合わせてキャリアやプランを選べば通信費を下げることも可能です。
不特定多数中心なら一回の電話料金を抑えるプランに
テレアポ営業など不特定の顧客に多数の電話をかけることが多い場合は、一回あたりの通話料金を抑えるプランや、データ通信料を基本料金に含まないプランにすることで通信費を抑えつつ積極的な電話営業が可能になります。
また特定の相手とのやり取りが多ければ、その相手との通話に限り通話料金を無料にするというオプションもあります。
データ通信メインなら通信料金重視のプランに
メールなどのやり取り、ネット、アプリといったデータ通信が中心の業務であれば、データ通信の基本料金の上限が大きく、代わりに電話料金が高くなるプランを選ぶと良いでしょう。
何をメインで使用するかを意識し、使い方に合わせた料金プランを選ぶことでコストは大きく変わってくるのです。
プライベート使用管理のためのポイント
人間はどうしても自分に甘くなりがちです。
法人携帯の貸与の際には相手のモラルに任せるだけではなく、明確なルールを作りその中で使用してもらうことが重要です。
また、それでも目をすり抜けてしまう不当な使用に対しても、しっかりとチェックをしていく必要があります。
各人の月々の料金を把握
同じ会社であっても、業務内容によってその人の使用する料金は大きく変わります。
営業職であれば普通以上の料金がかかることも多いでしょうし、内勤作業中心の職種であれば月ごとの金額の幅は少ないでしょう。
まずは各人の月々の料金を把握することが重要です。
一般的に法人用の携帯では契約回線の料金が一括して請求されます。
回線の数が多くなればなるほど、手間の軽減を考え料金の合計だけで処理する傾向にあります。
だからこそしっかりと管理することが法人携帯の私的流用の防止につながります。
各人の月ごとの携帯料金をチェックすることで、私的流用による料金の突然の高騰にも気付けるのです。
利用時のルール作り
ルールという物は甘すぎても駄目ですし厳しすぎても駄目と、そのバランスを考えるのが難しい代物です。
だからといって状況に合わせて後から決めようとすると、考えていた以上に誤った道にそれてしまう危険性があります。
人間はルールがないと、自分に都合の良い方についつい動いてしまう傾向にあります。
法人携帯を貸与する前に、まずはきちんとしたルール作りをし、不具合があるならその都度修正をしていく位がちょうど良いです。
全端末の一括管理
法人携帯の中にはWeb上から全端末を管理できるものもあります。
利用履歴の確認や使用料金だけでなく、利用制限をかけることも可能です。
あらかじめいくつかの制限をかけておくことで、必要以上の私的利用を防止できます。
法人側と社員側の信頼関係に基づいて法人携帯を使用できるのが一番ですが、現実的に難しい部分もあります。
明確なルールを設定し場合によっては制限をかけることで、結果的により良い関係が築ける場合もあるのです。
休日電話に対するポイント
休日電話があると仕事のオンオフが切り替えにくく、ストレスの原因にもなります。
とはいえすぐにでも動かないといけない緊急事態が発生する場合もあるので、連絡のバランスを考えることが重要です。
持ち帰らないルールを決める
連絡が取れると思うと、相手が休みであっても自分を優先して相手に業務電話をかけてしまうということは誰にでも当てはまります。
最近はコンプライアンスや情報流出の関係もあり、休日は法人携帯を自宅に持ち帰らないという会社も増えてきています。
休みは休みとして、常に電話がかかってくるかもしれないという不安を消すためにも、休日は法人携帯を持ち帰らないというルールを作ることも必要です。
緊急連絡先を伝えておく
そうは言ってもすぐに対処しないといけない緊急事態が発生する場合もあります。
逆に、なぜ連絡をくれなかったと休んだ人間から言われてしまうケースもゼロではありません。
そういった場合に備え、どうしても必要な場合には個人携帯に連絡しても良いといったルールも事前に決めておくと良いでしょう。
連絡先を知っているのは直属の上司のみなど、相手を絞っておくことも大事です。
法人携帯にはデメリットを理解しておこう
法人携帯を利用するメリットは大きいですが、同時に存在するデメリットをいかに解消するかが重要になります。
きちんと対策を行えば、会社経費を抑えるだけでなく、業務の効率化にもつながります。
しっかりとしたルール作りが、法人携帯を使用するポイントです。
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