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テレワークの問題点とは？重要課題と解決策をご紹介します
新型コロナウイルス感染症の感染拡大防止の観点から、また働き方改革の実践として、テレワークという働き方が広がっています。
テレワークには多くのメリットがありますが、その一方で導入にあたって問題点や課題に直面し悩まされることもあるものです。
これからテレワークを導入しようと考えているのであれば、テレワークの重要課題やその解決方法についてチェックしておきましょう。
テレワークを導入するにあたっての問題点や重要課題5つ
テレワークを上手に導入すれば業務の効率をアップさせることも可能となります。
しかし、導入の方法を誤ると大きな問題が起きてしまう可能性もあるので気をつけましょう。まずは、テレワークを導入するときに多くの企業が直面する課題や問題点をみていきましょう。
1. 社内のコミュニケーションが希薄になる
テレワークへの移行後には、社員はオフィスを離れ自宅で一人きりで仕事をすることになります。
オフィスで仕事をしていれば常に周囲には人がいるため、気になることを相談したり雑談からアイディアを得たりすることが可能です。しかし、テレワークではこういったちょっとしたコミュニケーションを取る機会がありません。
その結果、チームの連帯感が薄れ、仕事へのモチベーションが下がってしまうことがあります。また、一人での作業が続くと孤独感が強まり、精神的なストレスを感じてしまう方もいます。
2. 十分なセキュリティ対策ができない
テレワークでは、社員の自宅など社外でパソコンを使うことになります。
セキュリティ対策を十分に講じていなければ、サイバー攻撃やウイルス感染のリスクが高まってしまいます。
また、パソコンの盗難やデータの紛失にも注意が必要です。
社内の機密事項や取引先の情報が漏洩してしまったときには、会社の信用が失墜するような事態に陥る可能性も考えられるため、十分な対策が必要不可欠です。
3. テレワークの環境を整備する手間がかかる
テレワークに移行するときには自宅に仕事ができる環境を整えなければなりません。
仕事をする十分なスペースに加え、仕事に必要なパソコンや周辺機器、デスクや椅子などを揃えるためにはそれなりの手間がかかります。
さらに、ネット環境を整えたり、社員が円滑に仕事を進めるためのシステムを導入したりといった準備も必要です。
それぞれの社員に対して機器の購入や貸与、環境整備費用などを用意すると、テレワークの初期費用はかなり高額になってしまいます。
4. オンとオフの区別がつきにくくなる
自宅は本来オフの時間を過ごす場所です。
そのため、多くの人の自宅は趣味を楽しんだり家族とゆっくり過ごしたりするのに適した構造になっています。
普段オフを過ごす場所に、仕事というオンの空間を作り出すのはなかなか難しいものです。
せっかくテレワークの環境を構築したにもかかわらず、なかなか仕事モードにならず能率が落ちてしまうというケースは少なくありません。
また、仕事をどこでストップしていいかわからずダラダラと続けてしまい、オフの時間が取れなくなってしまうというケースもあります。
5. 勤怠管理がしにくくなる
社員の勤務時間を把握できなくなるというのもテレワークの問題点です。
社員がオフィスに出社するのであれば、タイムカードや点呼によって出社時間を把握できます。しかし、テレワークの場合には仕事を始める時間が自己申告になってしまい、本当に働いているのかを知ることができません。
テレワークをしている社員と出社している社員の間で勤務時間や働き方に格差が出ると、不公平感が生まれてしまいます。
テレワークのパソコンのスクリーンショットを取得したりウェブカメラでチェックを行ったりといった監視を行う企業もありますが、監視されるのは社員にとってあまり気持ちのいいものではありません。
テレワークの課題や問題点を解決するための方法とは
テレワークにはコミュニケーションに関する問題やシステム上の問題など、いくつもの課題が生じます。
しかし、それぞれの課題を解決できれば、社員がスマートかつ柔軟に働けるようになります。テレワークの導入時に生じやすい問題は、以下のような方法で解決するのがおすすめです。
1. コミュニケーションに関する問題の解決策
テレワークをするときには社員の関係性をつなぎとめるためのコミュニケーションツールを導入しましょう。
ウェブ会議システムやビジネスチャットツールを使えば、社員同士でスピーディーに連絡や情報共有ができます。これらのシステムを使えば動画や画像、資料などを瞬時に送付することも可能となります。
システムを導入したあとには、こまめに会議やミーティングを行うなど、意識的にコミュニケーションの機会を設けることが大切です。
2. セキュリティ問題の解決策
テレワークを行う上で万全のセキュリティ対策は必須です。情報漏洩を防ぐためにも、セキュリティソフトは必ず導入しておきましょう。
情報の暗号化を行ったりバックアップを取ったりという対策も必要となります。
また、情報の取り扱い方について社内周知を行うことも大切です。
パスワード管理を徹底したり、データの持ち出しルールを定めたりと、情報管理上のトラブルを防止する万全の対策を講じましょう。
MDMであれば遠隔でセキュリティを一元管理できる
テレワーク実施にあたり会社からモバイル端末を社員に供給するケースがあります。
この場合、会社が提供したモバイル端末からの情報流出が懸念されます。
会社提供のモバイル端末はMDM（モバイルデバイス管理）によって遠隔で一元管理可能です。
MDMによってモバイル端末を一元管理することで、不審なアプリのインストールやWi-Fiへの接続を制限できるほか、携帯が紛失した際にも遠隔でロックをかけたりデータを消去できたりと、セキュリティ対策が講じられます。
3. テレワークの環境整備に関する解決策
多くの企業では、テレワークの開始時に社員に必要物品を貸与したり、準備金を出したりしています。
社員の私物のパソコンを使ってテレワークを始める例もありますが、システムの導入やネット回線の速度、セキュリティなどに関するトラブルが起きる可能性は高くなります。また、仕事に集中できるような設備が社員の自宅にない場合、どうしても仕事の効率は落ちてしまいます。
テレワークの環境の整備にかかる費用は、柔軟な働き方を実現するための必要経費といえます。
社員が快適に仕事を続けるためにも、環境の整備にはある程度の時間や費用を割くようにしましょう。
4. 社員の勤怠管理やメリハリに関する解決策
社員の勤務状況を正確に把握するために、勤怠管理ができるツールを導入しましょう。
勤怠管理ツールはタイムカードを打刻するような感覚で使うことができます。
ツールを使えば社員の勤務時刻を正確に把握できます。勤怠データを自動的に反映して給与計算や社内評価ができるシステムもあります。適切な労働管理ができれば、社員はストレスを感じずに安心して働くことができます。
また、テレワークを導入するときに指示の出し方や社員の評価システムを変更するという方法もあります。
仕事の目標をどの程度達成できたか、会社の理念に合わせてどのように仕事をしているのかといった点を軸に社員を評価すれば不公平感がなくなります。
テレワークの課題や問題点を1つずつ解決し、快適な環境を構築しよう
テレワークという新しいシステムを導入する上で問題や重要課題が浮かび上がるのは当然のことです。
テレワークはまだまだ世間に浸透していない働き方です。問題をうまく解決できずテレワークの規模を縮小したりテレワーク自体を廃止したりする企業も残念ながらあります。
しかし、テレワークが軌道に乗れば働き方の多様化が実現でき、生産性の向上にもつながりやすくなります。
快適なテレワーク環境を構築しテレワークのメリットを享受するためにも、問題点を１つずつ解決していきましょう。
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