投稿日：2021.07.30 更新日：2023.02.28

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テレワークで生産性が向上？低下？効率よく生産性を向上させるには

テレワークで生産性が下がると感じている人がいる一方で、テレワークによって能率が大きく上がったケースも数多くあります。

テレワークで生産性が向上するケースには共通点があります。ここでは、テレワークにおいて生産性を高めるためのコツや気をつけたいポイントをご紹介いたします。

 

テレワークの導入で生産性がアップするケースは多い

テレワークとは、オフィス以外の場所で働くスタイルの総称です。

IT技術を活用すれば、時間や場所の制限なく柔軟に仕事を進めることができ、能率のアップも期待できます。

 

テレワークへの移行は企業にとって大きな変化です。

テレワークを始めると仕事の進め方やコミュニケーションのとり方が変わるため、働き方の意識を根底から変えることが重要です。

 

テレワークならではのルールに慣れるまでは能率が上がらないように思う方もいますが、テレワークを始めてから生産性が上がったという企業は少なくありません。

 

テレワークの意義は、それぞれの社員が最も働きやすい環境で仕事に集中するという点にあります。

社員に合った環境を構築すれば仕事への集中力や意欲が高まり、結果的に企業全体の生産性の向上につなげることができます。

 

しかし、テレワークの導入方法を間違えると、生産性が著しく低下してしまうおそれもあります。

テレワークを行うときには、生産性を意識した仕組み作りを意識しましょう。

テレワークで生産性を上げるための方法とは

テレワークは、オフィスで行う仕事とは性質が異なります。

テレワークへの移行にあたって環境を整えたり業務を分担したりと工夫することが、生産性を高めるためのコツといえます。

 

ここからは、テレワークで生産性をアップさせるために知っておきたいポイントをご説明いたします。

 

1. スケジュール管理を行う

テレワークでは周囲に同僚やマネージャーがいないため、ダラダラと仕事をしてしまう人もいます。

 

しかし、仕事への集中力を高めなければ、生産性をアップさせることはできません。

生産性アップのためには、意識的なスケジュール管理が必要不可欠です。

 

従業員の自己管理に任せきるのではなく、仕事を始める時間や進め方などのスケジュールを上司やマネージャーが把握しておきましょう。

また、1日の成果や進捗状況を日報などで報告させるのも有効な方法です。

 

2. 情報共有を行う

オフィスにいれば隣同士のスタッフがどの仕事をしているのかをすぐに把握できますが、テレワークではそういうわけにいきません。

 

周囲の人がどの仕事をしているのか、どれくらいの進捗なのかを把握するためには、情報の共有が必要となります。
チャットツールを使ったり、ウェブ会議システムを使ったミーティングの時間を設けたりすれば、遠隔でも連携しながら仕事を進められます。

 

3. データの一元管理を行う

テレワークでは、必要なデータがすぐに取得できないことがあります。

 

自宅でデータが得られず出社することになったり、オフィスにいるスタッフにデータを送付してもらうよう指示したりといったことを繰り返していると余計な時間がかかってしまいます。

クラウドシステムなどを使ってデータを一元管理すれば、テレワークであってもオフィスにいるのと同じように仕事を進められます。

 

顧客情報や対応履歴など、業務に必要な情報を一元的に管理できる便利なシステムを導入しましょう。

 

4. 仕事の評価方法を変える

テレワークへの移行後は、社員を時間で管理し評価することが難しくなります。

 

生産性をアップさせている企業の多くは、テレワークに合う評価の方法へと舵切りを行っています。テレワークにおいては、目標設定を行い成果をチェックして社員の評価を行いましょう。ただし、成果のみによる評価を行うと成果主義につながってしまい、モチベーションの低下を招くおそれがあります。

 

プロセスの伝達や連携など仕事に必要なフェーズを１つずつチェックし、どのような形で目標を達成したのかを見極める評価を行いましょう。

 

5. 業務を分担することも大切

業種によって異なりますが、すべての業務をテレワークに移行するのは難しいものです。

また、テレワークで実施すると効率が下がってしまう業務もあります。

 

効率アップを目指すのなら、テレワーク向きの仕事とそうでない仕事を分けて考え、オフィスの人員とテレワークの人員で分担することが必要となってきます。業務の分業化を進めつつチーム全体で連携を取れば、生産性が向上しやすくなります。

 

テレワークを上手に活用し、社内全体の生産性を上げていきましょう

テレワークで生産性や効率が落ちる場合には、導入の方法や仕組みに問題があると考えられます。

 

適切なツールを導入したり業務の手順を見直したりといった対策を行えば、生産性は向上しやすくなります。

せっかくテレワークを取り入れるのなら、そのメリットを最大限に発揮できるよう万全の制度作りを行いたいものです。