テレワーク導入による問題点とは?すぐにでも取り入れられる解決方法についてご紹介します

テレワーク

コロナ禍以降、テレワークを実施する企業が増加しています。

 

アフターコロナの時代にも、柔軟な働き方の一環としてテレワークは普及していくと考えられます。

しかし、テレワークの実施においてはいくつかの問題も生じます。

 

ここでは、テレワークの問題点と組織が知っておきたい解決策についてご説明いたします。

 

テレワークへの移行にあたって問題点に悩まされる企業は多い

テレワークの導入によって業務効率や生産性の向上を感じている企業は多いものです。

また、テレワークを導入することで、通勤しにくい社員が継続して働けるようになった例も多いといいます。

 

その一方で、テレワークを始めるときには多くの企業が問題を抱えてしまうものです。

国土交通省の「テレワーク人口実態調査」によると、テレワークの実施にあたってなんらかの問題に直面した人の割合は約72%に及びました。

 

なかでも多かったのは、オフィスにいなければ閲覧できない資料やデータがあったという問題点です。

テレワークにおいてこの問題に悩まされた人は、全体の約27%もいたといいます。

 

さらに、職場や取引先との意思疎通に苦労した方や、仕事ができる十分な環境を用意できなかった人も少なくなかったといいます。

 

また、「人事のミカタ」による「中小企業のテレワーク実態調査アンケート」によると、テレワーク導入済み企業の約68%が、社員の時間管理に関する問題を抱えています。テレワークの利用条件やルールに関する問題を抱えている企業も約59%に及びました。

 

ほかに、他社員との公平性が確保できない問題や、社員への指導や周知が行き渡らない問題、コミュニケーションがうまくとれない問題なども生じています。

 

テレワークを行う職場風土が作れないことや、テレワークの取得対象者をうまく選べないこと、テレワーク導入後の利用者が少ないことを問題点として挙げている企業もあります。

 

コロナ禍をきっかけに急にテレワークを導入した企業は、特に問題を抱えやすい傾向にあるといいます。

テレワークは社員の働き方を大きく変化させるきっかけになるため、ある程度の時間やコストをかけて準備を行うのが理想的といえるでしょう。

 

テレワーク導入にあたって企業が直面する問題と解決方法

アフターコロナの時代にテレワークを継続して行うのであれば、問題点はぜひ解消しておきたいものです。

ここからは、テレワークに関する各種アンケートで明らかになった問題点とその解決方法について詳しくみていきましょう。

 

1. テレワークのデータ閲覧に関する問題

テレワークはパソコンを自宅に持ち帰ればすぐに始められるというものではありません。

 

紙の資料を主にやり取りしている企業が急にテレワークに移行しても、自宅で資料を参照したり作成したりすることができないと、すぐに出社が必要となってしまいます。急にテレワークに移行したために十分なデータが揃っておらず、結局オフィスに出社するしかなくなるケースは意外と多いものです。

 

また、決済や契約のハンコを押す為だけにオフィスに出社する例もあります。

多くの企業では紙に情報を記載して印鑑を押すという方法で書類を作成するため、テレワークでこれまでと同じように業務を行うのはかなり難しいのです。

 

【解決法】社内データのデジタル化を進める

企業はそれぞれ、社外への持ち出しが難しい多くの資料やデータを抱えています。

テレワーク移行にあたっては、社内の資料のペーパレス化やデジタル化、データの送受信を行うたの適切なシステムの選定や導入が必須です。

 

スムーズにテレワークを導入するためにも、可能な範囲で社内データのデジタル化やペーパレス化を進めていきましょう。
社内情報を紙の資料ではなくデータでやり取りできるようになれば、出社をしなくても業務を進められるようになります。

 

また、テレワークへの移行後にも必要な資料をすぐにパソコンに表示することができ便利です。
クラウドシステムを使ってデータを管理したり、オンライン上で契約などのフローを行えるツールを使ったりするのもおすすめの方法です。

 

2. テレワークにおける社員の時間管理に関する問題

オフィスでの仕事であればタイムカードなどを使って労働時間の管理ができます。

 

しかし、テレワークで労働時間を把握するのは難しいものです。

遠隔で行う仕事は、働く人が仕事の開始時間と終了時間を自身で管理しなければなりません。

 

しかし、自宅というリラックスできる環境では、ついついゆっくりと過ごしたり、仕事を怠けてしまったりすることがあります。

逆に、普段真面目に仕事をしている人はテレワークへの移行によって働き過ぎの状態になってしまう可能性もあります。

 

社員がテレワークで適正に働けるようにするためには、労働時間を管理する仕組み作りが必要です。

とはいえ、人の目がない自宅で働くにあたって自己管理を行うのは難しいものです。

 

【解決法】社員の業務時間管理ができるツールを活用する

テレワークに役立つ社内管理ツールは数多くリリースされています。
テレワークを行う企業のほとんどでは、管理職やマネージャーが勤怠管理システムを導入してマネジメントを行っています。

 

「LINEWORKS」や「KING OF TIME」などの勤怠管理システムではパソコンやスマホから出勤退勤の申告ができるため、社員の働き方や人員配置の状況などを一目でチェックできます。

 

また、残業や休暇の状況もシステム上で管理できるなど、便利に活用できます。

勤怠管理システムに人事労務ソフトや給与計算ソフトを連携させれば、人事評価や財務などの業務もスマートに行なえます。

 

3. テレワークのルール整備に関する問題

テレワークの環境構築と並行して、テレワークを行うときのルールを定めることも大切です。

 

働き方や情報の取り扱いに関するルールを定めずにテレワークを始めることはできません。特に、インターネットを介して顧客情報や社内情報をやり取りするときのルールがあいまいなままだと、情報漏洩などの大きなトラブルに発展することがあります。

 

情報漏洩などのトラブルは会社の信頼を大きく失墜させる可能性が高いのでなんとしても避けなければなりません。

安心して業務を進めるためには、テレワーク移行をきっかけに万全のセキュリティ対策を講じることが肝心です。

 

【解決法】テレワークのルール整備やセキュリティ対策を行う

テレワークを導入するときには必ず社内のルール整備を行いましょう。

 

特に、大きなトラブルを避けるためにはセキュリティ対策に関するルールが必要不可欠です。

パソコンの保管や管理方法、アプリケーションのインストールの可否、重要データの保存方法など、データの持ち出しや保存に関するルールを細かく定めておきましょう。

 

当社でもMDM(モバイルデバイス管理)サービスをご提供しておりますので、ご検討中の方はお気軽にお問合せくださいませ。

 

4. オンとオフの切り替えができない問題

自宅でのテレワークにあたってオンとオフをうまく切り替えられず悩まされるケースもあります。
多くの人はこれまで、自宅や自室に対して「仕事を行うスペース」という認識を持っていませんでした。

 

むしろ自宅は、仕事から離れてゆっくりと休んだりオフの時間を楽しんだりする場です。
しかし、テレワークを導入するときには、オフの場である自宅にオンの環境を構築しなければなりません。

 

自宅に多少スペースが余っていればデスクやチェアを置いて環境を構築することは可能です。

しかし自宅は普段オフの時間を過ごしている場所であるため、仕事の緊張感ややる気を高めるのはかなり難しいものです。

 

自宅に十分なスペースがなく、あり合わせのものでテレワークをスタートさせる人もいます。

しかし、リビングやキッチンの片隅にテレワークに適していないデスクやチェアを置いて業務をスタートさせても、集中力はなかなか高まりません。

 

テレワークを始めるにあたって仕事に適した環境を整えられなければ、仕事の効率をアップさせることはできないのです。

 

【解決法】社員がテレワークに集中できる環境を構築する

自宅でテレワークに集中してもらうためにも、社員にテレワーク準備金を支給し、仕事のみに集中できる環境を構築してもらうという方法が有効です。

社員のパソコンやネット回線の状態が悪いと業務やウェブ会議が途切れてしまうことがあるため、テレワーク開始時にはできるだけ品質の高い機材を用意したいものです。

 

5. 他社員との公平性が確保できない問題

社内で一部のスタッフにテレワークを許可するというケースもあると思います。

 

テレワーク向きの仕事を担当している人や、十分に技術が身についている人のみを選んでテレワークに移行させ、オフィスで業務を行う人とのバランスを取れば、仕事の効率はアップしそうに思えます。

 

しかし、一部の人をテレワークに回すと、スタッフの間に不公平感が生まれるケースもあるので注意が必要です。
オフィスに残った社員に電話対応や顧客対応が集中し不満が高まる可能性は少なくありません。

 

逆に、テレワークを行う人に多くの業務を与えすぎてしまいバランスが取れなくなる例もあります。
テレワークをきっかけに社員が不公平感を抱えると、大きな軋轢が生まれチームの結束力が失われてしまうこともあるので気をつけたいものです。

 

 

【解決法】社員が不公平感を抱えないようバランスをとる

テレワークの不公平感を解消するためには、テレワークの目的や有効性の周知が必要となります。

事業の継続や業務効率化など、テレワークの目的を明確にアナウンスし、一部の人を特別扱いしているわけではないことを伝えましょう。

 

特に、社員間で協力して進めなければならない業務がある場合、一部の社員がテレワークに移行することでチームの団結力が薄れてしまうことがあります。

必要に応じてチャットツールや遠隔会議システムを導入し、使い方を周知して業務に役立てるなどの対策を行いたいものです。

 

また、情報共有や成果報告を行える場を設けることも大切です。

オープンな環境を構築していけば、社員が抱える不公平感は自然と薄れていきます。

 

 

6. コミュニケーションがうまくとれない問題

テレワークでは、オフィスでの仕事のようなコミュニケーションを取ることができなくなります。

 

オフィスでデスクを並べて仕事をしていれば、気になったときにいつでも声をかけることができます。

しかし、自宅や個々の空間で仕事を進めるのがテレワークの大きな特徴です。

 

1人で進行するテレワークでは、普段の意思疎通すら難しくなってしまいます。

質問したいときやトラブルが発生したときにすぐに連絡を取ることができないのも、テレワークの問題点といえます。

 

また、仕事上のコミュニケーションが取れなくなることによって社員が孤立しやすいという問題も挙げられます。

孤独感はモチベーションの低下や精神的なストレスにつながることもあるので注意が必要です。

 

 

【解決策】意識的してコミュニケーションを取るようにする

テレワークではコミュニケーションが希薄になりがちです。

コミュニケーション不足はチームの結束力や業務の効率に影響を及ぼすこともあるので、意識的に対処しましょう。

 

おすすめは、ウェブ会議システムやチャットツールの導入です。

手軽に連絡を取り合えるシステムを導入し、困ったときにすぐ相談をしたり業務内容を報告したりできる環境を作りましょう。

 

また、こまめにウェブ会議を開くなど対話の場を用意することも重要です。

 

 

7. テレワークを行う職場風土が作れない

テレワークを行おうという風土が確立されず、なかなか移行が進まないという企業もあるものです。

そもそもトップや管理職、マネージャーがテレワークに必要性を感じていなければ、テレワークという働き方が浸透することはありません。

 

社内の多くの人にテレワークの必要性を感じてもらわなければ、導入の効果は薄れてしまいます。

また、テレワークの意義や方法について周知を行わなければ、業務をスムーズに回すことができません。

 

どこにいても自律的に働けることや、環境や情勢に合わせて柔軟に働き方を変化させられること、業務効率をアップさせられることなど、テレワークには多くの魅力があります。企業の将来的な成長のことを考えれば、ぜひテレワークを行えるノウハウは身につけておきたいところです。

 

せっかくテレワークを導入しても、制度が整っていなかったり制度利用者が少なかったりすれば意味はありません。

テレワークへの移行のためには、社内の意識改革や職場風土作りが必要といえるでしょう。

 

【解決策】テレワーク導入の意義や目的を周知する

現在多くの企業がテレワークを導入しているものの、テレワークにまだまだ消極的という企業も少なくありません。

 

テレワークの導入には働き方の多様化やワークライフバランスの実現、社員のモチベーションアップなど多くの意義があります。

また、コロナ禍など有事の際に柔軟な対応を行うという意味でも、テレワークのノウハウは持っていて損はありません。

 

まずは企業のトップやマネージャーがテレワークについて十分な知識を持ち、社員にも十分な指導や周知、研修を行いましょう。

多様な働き方の必要性を理解した上で段階的に導入を行うのが、テレワークを成功させるポイントです。

 

 

テレワークの問題点を洗い出し、社内でできる対策を講じることが重要です

テレワークという新しい働き方を導入するときには多くの問題が発生します。

 

しかし、問題があるからとテレワークをあきらめてしまうのは大きな損失になります。
まずはテレワーク導入にあたっての問題点を洗い出し、社内でできる対策を講じましょう。

 

テレワークの環境を整備すれば、働きやすい環境を社員に提供することが可能となります。