テレワーク時のマネジメント管理の方法や課題と適切な方法について

テレワーク

政府が推進する働き方改革の一環であり、新型コロナウィルスの感染拡大をきっかけに急速な広がりをみせるテレワークは、従業員の生産性やワーク・ライフ・バランスの向上といったメリットがある一方で、従業員のマネジメント管理という点での課題が指摘されています。

 

今回は、テレワーク中に発生することの多いマネジメントに関する課題やテレワークを成功に導くマネジメント管理方法、また、実際にマネジメントを行う際のポイントについて紹介します。

 

テレワークでのマネジメントにおける課題とは?

テレワークを行う上で、メンバーに対するマネジメントについては、以前の働き方と比較し、困難な面があることが指摘されています。
ここでは、自社内でテレワークを実施する際に直面しやすいマネジメントに関する課題4つを取り上げていきます。

 

テレワークでのマネジメントにおける課題4つ

1. メンバーのスケジュール管理の難しさ
2. テレワークでの適切な評価基準
3. メンバーとコミュニケーションをとる機会の減少
4. 作業パフォーマンスの低下

 

以下、具体的にこれら4つの課題について解説します。

 

1. メンバーのスケジュール管理の難しさ

テレワークを実施する上で、メンバーのスケジュール管理においては特に難しい面があるとされています。

 

その理由として、テレワークではメンバーとなかなか顔を合わせて仕事をすることができないため、どのような形で仕事を行っているかを掴みづらく、以前のような方法ではメンバーのスケジュールが把握しにくくなっているということが挙げられます。

 

また、オンとオフの切り替えが難しいテレワークでは、オフィスワークと比較して労働時間が長時間になりやすい傾向もありますので、その点でも注意が必要です。

 

2. テレワークでの適切な評価基準

テレワークでの課題として挙げられるもう一つの点として、オフィスワークと比較し、明確に定まった評価基準がないことが挙げられます。

 

その理由として、勤務中の仕事ぶりを目で確認しにくいということがあるでしょう。
また、明確な評価基準がないことで、誰がマネジメントを行うかにより、評価基準のズレが生じることもあります。

 

その結果、メンバー側で評価に対する不安が起きることもあります。

 

3. メンバーとコミュニケーションをとる機会の減少

オフィスワークと異なり、なかなか直接顔をあわせる機会のないテレワークは、どうしてもメンバー同士でコミュニケーションを取る機会が少なくなる傾向にあります。

 

そのため、メンバー側からも気軽に上司に疑問点などを質問しにくく、マネジメント側からも普段であれば簡単に把握できる部下の変化を見逃しがちになってしまいます。

 

また、テレワークでのコミュニケーションで利用することの多いメールでは、相手の表情や細かいニュアンスが伝わりにくく、誤解のもととなる場合もあります。

 

4. 作業パフォーマンスの低下

先ほども取り上げたように、どうしてもテレワークでは、コミュニケーションが希薄になりやすい傾向にあります。

 

そのため、お互いに顔を合わせて業務にあたることができたオフィスワークと異なり、同じ案件をこなす場合でも余計に工数がかかってしまう可能性もあります。

 

結果としてメンバーの作業パフォーマンスが低下し、従来と同じ作業でも出来上がったもののクオリティが低くなったり、メンバーのモチベーション低下に結びついたりする場合もあります。

 

テレワークを成功に導くマネジメント管理方法

それでは、オフィスワークと異なりさまざまな課題が発生しがちなテレワークを成功させるには、どのようなマネジメント管理を行えばよいのでしょうか。
ここからはテレワークを成功に導くマネジメント管理方法として4つを取り上げ、紹介していきます。

 

テレワークを成功に導くマネジメント管理方法4つ

1. メンバーのタスクを可視化する
2. マネジメント側から積極的にコミュニケーションをとる
3. メンバーが働きやすい労働環境を作る
4. 業務の目的と評価の根拠をはっきりとさせる

 

以下、具体的にこれら4つのテレワークを成功に導くマネジメント管理方法について解説します。

 

1. メンバーのタスクを可視化する

テレワークを実施するにあたって、メンバーがどのような作業をしているのか、またどのくらいの時間業務にあたっているのかについて、誰が見てもわかるような方法をとることが重要となります。

 

そのためには、メンバーのタスクを「見える化(可視化)」する方法をとることが有効です。タスクの「見える化(可視化)」でより一層プロジェクトの進捗管理がしやすくなります。

 

なお、テレワーク環境でのタスクを見える状態にするためには、プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールなどの利用が効果的です。

 

2. マネジメント側から積極的にコミュニケーションをとる

マネジメント側からメンバーに積極的にコミュニケーションをとりに行くことで、メンバー側からも上司に対し、気軽に連絡をしやすくなります。

 

部下が気兼ねなく上司とコンタクトをとれるよう、困ったときには連絡や相談をするように配慮し、あらかじめルール化しておくことが、コミュニケーション不足解消にもつながります。

 

3. メンバーが働きやすい労働環境を作る

メンバーが働きやすい労働環境を作ることは、テレワークでのマネジメント管理を成功させるためにも大切なことです。

 

そのためには、コミュニケーション不足を解消するツールの導入はもちろんのこと、従業員が納得できる評価体制の整備やセキュリティ対策などに重点を置くのがよいでしょう。

 

4. 業務の目的と評価の根拠をはっきりとさせる

テレワークで行う作業は、従業員が一人で仕事を行うことも多く、時として仕事の目的を見失いがちになります。

 

この状況を回避するには、業務の目的と評価の根拠をはっきりとさせることが重要です。

これら2点を明確にすることで、テレワーク時に問題となりやすいモチベーション低下を防げます。

 

そのためには、メンバーが行っている作業にどのような目的があるのか、また、どれほどの頑張りでどれくらいの評価を行うのかということについて、あらかじめ明確にした上で業務にあたってもらう必要があります。

 

テレワーク中のマネジメントにおけるポイント

ここでは、テレワーク中のマネジメントにおけるポイントについて以下4つを取り上げ紹介していきます。

 

テレワークのマネジメントにおけるポイント4つ

1. ツール導入で業務を効率化する
2. 日頃からこまめなフィードバックを行う
3. プロジェクトの進捗度合をチェックする
4. 目標を数値化して評価する

 

以下、具体的にこれら4つのポイントについて紹介します。

 

1. ツール導入で業務を効率化する

オフィスワークと異なり、リモートで作業を行うことの多いテレワークでは、適切なツール導入を行い業務の効率化をはかる必要があります。

 

ツール導入の際には、メンバー間のコミュニケーションを取るのに欠かせないチャットツールやリモート会議を行う際のWeb会議ツール、プロジェクトの進捗状況を把握する進捗管理ツールなどを利用するのがおすすめです。

 

当社でもクラウドPBXやオフィスサプライなどテレワークをサポートするサービスをご用意しておりますので、ご検討中の方はお気軽にお問合せくださいませ。

 

なお、自社で使うツールは、セキュリティ上問題がないかについてもあらかじめ確認した上で選びましょう。

 

2. 日頃からこまめなフィードバックを行う

気軽な質問が難しいテレワークでは、成果物などに対するこまめなフィードバックを行うことで、早い段階での修正が可能となります。

 

早期の修正を行うためには、メンバーが気兼ねなくコミュニケーションをとれるようなミーティングを定期的に開催したり、チャットツールを利用して不明点などはどんどんつぶやいてもらったりというような工夫を行っていくとよいでしょう。

 

3. プロジェクトの進捗度合をチェックする

マネジメント側からメンバーの仕事ぶりが見えにくいテレワークでは、オフィスワークの時以上にメンバーの進捗状況を確認する必要があります。

 

メンバーの置かれた作業環境によっては、オフィスワークと比較し大幅に作業パフォーマンスが低下することもありますので、マネジメント側から積極的に聞き取りを行い、作業を行う上で困りごとがないか都度チェックを行うのがよいでしょう。

 

4. 目標を数値化して評価する

従来のオフィスワークで行われていたような仕事のプロセスや周囲の評価をもとにした定性的な評価方法では、テレワーク時における部下の評価は難しくなりがちです。

 

テレワーク時に行う評価では、わかりやすい数値を使って定量的な評価をしなければなりません。
そのため、テレワーク下では、実際の作業パフォーマンスや成果物が実績を確認するための重要な指標として利用されます。

 

適切な目標管理を行うことで各々のメンバーの評価を上げ、会社全体の目標を達成することも可能となります。ぜひ誰もが理解しやすいような数値化した目標を設定し、評価に活用するようにしましょう。

 

テレワーク特有の課題を把握して適切なマネジメントを行おう

今回は、テレワークで発生しがちなマネジメントに関する課題や課題解決のためのマネジメント管理方法を中心に紹介しました。

 

オフィスワークと異なりテレワークではどうしてもコミュニケーション不足が発生しやすく、メンバーの仕事ぶりが把握しにくい、また、明確に定まった評価基準がないといった課題が発生しやすい傾向にあります。

 

テレワークにおける課題を把握し、適切なマネジメントを実施してメンバーの生産性向上につなげていきましょう。