テレワークによるコミュニケーション不足の解決方法は?

テレワーク

テレワーク中にコミュニケーションが不足すると従業員の孤独感が増加し、モチベーション低下に繋がります。

メンバー全員で会話できる機会を設ける、雑談できる環境を整備するなど、コミュニケーションが活性化するきっかけづくりが必要です。

 

テレワークのコミュニケーション不足4つの解決方法

新しい働き方として注目を集めるテレワークですが、オフィスのように気軽にコミュニケーションを取れないことが課題の1つです。

 

サイボウズチームワーク総研「テレワークの職場内コミュニケーションに関する調査」によると、下記の通りテレワーク中の「コミュニケーション不足」の実態が明らかとなりました。[注1]

 

・『業務に関わるコミュニケーション』の時間は「0~30分未満」の企業が61.6%
・『業務に直接関わらない』コミュニケーションの時間は「0分」の企業が42.0%
・20代・30代の2割以上が『業務に直接関わらない』コミュニケーションの時間を増やしたいと思っている。
・全体の5割の人が「コミュニケーションのしにくさ」を感じている
・「コミュニケーションのしにくさ」を感じている年代は20代が最も高く約6割に及ぶ

 

[注1]サイボウズチームワーク総研「テレワークの職場内コミュニケーションに関する調査」

 

この記事では、これらの問題を意識したうえで、テレワークのコミュニケーション不足を解決するための方法を紹介します。

 

1. 全員でコミュニケーションを取れる時間を確保する

テレワークはオフィスワークと違い、相手の状況が分からないため、コミュニケーションのタイミングが掴めません。
そのため、全従業員が同時にコミュニケーションを取る時間を確保することで、「タイミングが掴めない」ために生じるコミュニケーション不足を解消しましょう。

 

例えば全社員が同じ時間に参加する「オンライン朝礼」を導入するなどが具体的な方法です。
また、全社員参加型のコミュニケーションを導入する時のポイントとして、必ず、従業員全員が発言する時間を設けるようにしましょう。

 

そうすることで、一人ひとりの状況が各従業員に伝わり、「相手の状況がわからず、コミュニケーションがとりづらい」という雰囲気の打開に繋がります。

Webミーティング形式なら互いの顔が見えるため理想的ですが、難しい場合はチャットツールに「今日の予定」や「朝の一言」などを投稿するのも効果的です。

 

全員同じタイミングでコミュニケーションを取る時間を設けることで、各自の状態把握に繋がります。

 

2. 進捗状況を都度共有する

周りの状況を目視で確認ができないテレワークでは、進捗状況を逐次共有することで、コミュニケーションが取りやすくなります。

 

また、その際は上長が全体を把握できるだけでなく、チーム全体で予定や案件の状況を共有できることが大切です。

進捗状況や現在の課題を共有すれば、コミュニケーション不足の解消だけでなく、業務の効率化やトラブルの早期発見にも役立ちます。

 

テレワークでも業務が集中している従業員とそうでない従業員がわかるようになれば、仕事の割り振りもしやすくなるでしょう。

進捗状況を全員で共有する際は、スケジュールやタスクを一元管理できるグループウェアなどを使うとよいでしょう。

 

当社でもクラウドPBXやオフィスサプライなどテレワークをサポートするサービスをご用意しておりますので、ご検討中の方はお気軽にお問合せくださいませ。

 

3. オンライン個人面談(1on1ミーティング)を行う

オフィスと同じように、オンラインでも上長と部下の面談の機会を作ることで一人ひとりの悩みを吸い上げられるため、問題の解決に繋がるでしょう。

また、全員で行う朝礼とは違い、上司に直接相談できる環境が整うことがオンライン個人面談を導入するメリットといえます。

 

特に、テレワークのコミュニケーション不足を感じている新入社員や若手スタッフに対して、きめ細やかなサポートや相談のきっかけ作りができるのは、1対1の面談ならではの強みです。

 

個人面談の際は雑談を交えながら業務の不安だけでなく、現在の生活状況なども合わせて確認するとよいでしょう。

従業員一人ひとりの状況を確認することでコミュニケーションがどの程度不足しているかを的確に把握できるため、最適な解決方法の導入にも繋がるでしょう。

 

4. 雑談ができる環境を整備する

テレワークのコミュニケーション不足を感じる要因の1つが“カジュアルコミュニケーション”の不足です。

 

冒頭で紹介した調査結果からもわかる通り、『業務に直接関わらない』コミュニケーションの時間は「0分」の企業が42.0%と、大半の企業で“雑談”が不足しているのが現状です。[注2]

 

[注2]サイボウズチームワーク総研「テレワークの職場内コミュニケーションに関する調査」

 

下記のような方法をとることで、スタッフ同士が肩の力を抜いて話ができる環境を整備しましょう。

 

・チャットツールを使い雑談専用の部屋を作る
・1日のうち数分程度、全員でビデオ通話する「雑談タイム」を設ける

 

オフィスに居るように気軽に雑談できる環境を整えることで、仕事でちょっと困ったことがあっても相談しやすくなります。

また、息抜きや気分転換にも繋がるほか、上長は従業員の健康状態なども確認できる点もメリットです。

 

業務に関わるコミュニケーションだけでなく、「雑談」の効果を見直すことは、テレワークを成功させるうえで大きな鍵を握るといえるでしょう。

 

テレワークでコミュニケーション不足に陥る原因を解説

そもそも、なぜテレワークではコミュニケーション不足に陥るのか、原因を知ることも解決策を考えるうえでは重要です。
テレワークでコミュニケーションが不足してしまう理由について解説します。

 

情報伝達にタイムラグがあるため

対面の会話のように、すぐに反応が返ってこないことが、テレワークでコミュニケーション不足に陥る原因の1つです。

特にメールなどは相手が開封し返信するまでコミュニケーションが始まりません。

 

そのため、テレワークでコミュニケーション不足を解消したいと思ったら反応速度が早まるツールを利用したり、顔を合わせて会話できる時間を取ったり、タイムラグを埋める工夫が必要となります。

 

コミュニケーションツールに慣れていないため

チャットツールや社内SNSなど、テレワークでは電話やメール以外のコミュニケーションツールを使いこなさなければいけません。

これらのツールが上手く使えれば気軽にコミュニケーションが取れるものの、不慣れなら相談や連絡をするだけでも多くの時間がかかってしまうでしょう。

 

そのため、メンバー全員が使いやすいツールを導入し、かつ全員が問題なく使いこなせるようにサポートすることもポイントです。

LINEと同様に利用できるLINEWORKSであれば簡単に利用することが可能かもしれません。

 

コミュニケーションのタイミングが掴めないため

テレワークでは、相手が今どのような状態かわからないため、いつコミュニケーションをとってよいかタイミングが判断できません。

そのため、緊急度の高い要件以外相談しないなど、コミュニケーションの絶対量が減ってしまうという悪循環に陥ってしまう可能性もあります。

 

連絡がきたら「確認しました」「了解です」だけでもよいのでまずはレスポンスをする、全員で話をする時間を設けるなどの対策を立てることが大切です。

 

テレワークのコミュニケーション不足を解消するための5つの工夫

テレワークのコミュニケーション不足を解消するためには、解決方法を試すだけでなく、少しの工夫を施すことでより成果を上げやすくなるでしょう。

テレワークのコミュニケーションを活性化するためにも取り入れたい、5つの工夫について説明します。

 

1. 全社員共通の使いやすいツールを導入する

テレワークでは、全社員共通の「LINEWORKS」や「Chatwork」などのコミュニケーションツールを導入しましょう。スタッフがそれぞれ別々のツールを使っていてはコミュニケーションが取りづらくなる原因となります。

 

また、全員が同じツールを使えることで、情報伝達漏れを防ぐことにも繋がります。
ツールを導入する際は、操作性がよいだけでなく、分かりやすく使いやすいものを準備しましょう。

 

2. 指示は明確に伝える

オンラインツールを利用したコミュニケーションでは、会話のような微妙なニュアンスが伝わりづらい傾向にあります。
そのため、指示を出す場合は「何をいつまでにすべきか」「どのように対処するのか」数字や日時を用いて明確に伝えましょう。

 

曖昧な表現はトラブルの元になるため注意するほか、相手から分かりづらい表現で指示があればすぐに確認するようにしましょう。

 

3. コミュニケーションのルールを明確化する

全員が気持ちよく仕事ができるようにテレワークでコミュニケーションを取る際は、下記のように大まかなルールを決めて運用するとよいでしょう。

 

・業務時間中はチャット通知をオンにする
・緊急の要件は電話を使う
・ツールの利用時間を設定する
・雑談と業務でチャットスペースを分ける

 

例えば、ルールがないために雑談と業務を同じチャットでしてしまうと、話しながら仕事をしたい人にはよいかもしれませんが、一人で黙々と作業をしたい人にとっては気が散るだけでしょう。

 

オフィスで仕事をするように、それぞれに丁度よいコミュニケーションの量を守れるように工夫しましょう。

 

4. 文章・対面、両方のコミュニケーションを取り入れる

文章では指示が明確になる反面感情が伝わりづらく、対面では相手の様子が分かる反面時間が取られるなど、コミュニケーションは手段により一長一短があるといえます。

 

そのためテレワークでは、どちらのコミュニケーション方法もバランス良く取り入れることで、両者の欠点を補うことができるでしょう。

 

テレワークでも社内コミュニケーションを活性化して業務を円滑に進めよう

コミュニケーションが不足してしまうと、モチベーションの低下や帰属意識の欠如、孤独感の増加など、従業員だけでなく企業にとっても大きなデメリットに繋がる恐れがあります。

 

感情が見えづらく、タイムラグの発生するテレワーク下のコミュニケーションでは、対面以上に活性化するための工夫が必要です。
全員で話ができる機会を設けたり個人面談を設置したり、解決方法を講じてテレワーク中のコミュニケーション不足を解消しましょう。