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テレワークの勤怠管理はどうしている？管理の方法や注意点について紹介
社内にテレワークを導入しようにも、勤怠の管理に不安を抱えている人は多いはずです。
そこで活用すべきツールが「勤怠管理システム」です。
従業員の就業状況を正確に把握できるだけでなく、残業申請や休日申請といった手間のかかる申請もシステム1つで完結できます。
本記事では、勤怠管理システムのメリットと注意点を解説します。
テレワークの勤怠管理で悩んでいる方は、ぜひ最後までご覧ください。
目次
テレワークには勤怠管理システムを活用しよう
テレワークで従業員の就業状況を管理するには「勤怠管理システム」が有効です。
勤怠管理システムとは、従業員の就業状況をインターネット上で記録・管理するシステムのことです。
いままではメールや電話、Excel、タイムカードなどを用いて従業員の勤怠を管理していました。
しかし、手作業による入力間違いや虚偽申告があることより、テレワークの勤怠管理に懸念が生じていました。
そこで登場したのが、この勤怠管理システムです。
従業員の就業状況を正確に把握できるのはもちろんのこと、パソコンやスマートフォン、タブレットなどから確認できます。
勤怠管理システムは、利便性と視認性の両方に優れたツールなのです。
テレワークで不安となる勤怠管理の問題を解決できるでしょう。
勤怠管理システムの機能
勤怠管理システムは出勤・退勤の打刻管理をするだけではありません。
テレワークを効率良く進めるための機能が複数備わっています。
具体的には、下記のような機能があげられます。
・出勤・退勤の打刻機能
・残業・休日出勤の申請機能
・勤務時間の集計機能
・帳票出力機能
・会計機能
上記のほかにも、申請フローが複雑な有給申請などを勤怠管理システム1つで完結できるため、業務効率の向上につながります。
また、ほかシステムと連携することにより、勤怠管理システムから給料計算や人事管理が可能です。
テレワークに勤怠管理システムを導入する3つのメリット
テレワークに勤怠管理システムを導入すれば、生産性の向上につながるだけでなく、さまざまなメリットが期待できます。
本項では具体的なメリットを3つご紹介します。
従業員の就業状況を正確に把握できる
勤怠管理システムのメリットとして、従業員の就業状況を正確に把握できることがあげられます。
テレワークを導入すると就業状況が不明確になりがちですが、勤怠管理システムを活用すればほぼすべて解決します。
就業状況の確認はパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからも可能です。
また、テレワークのサボりである虚偽申請ができないのも1つのメリットでしょう。
労働時間の削減につながる
勤怠管理システムをうまく活用すれば、労働時間の削減につなげられます。
就業状況の視認性が良いため、従業員の休日出勤や残業申請などをひと目で把握できます。
そのデータをもとに業務体制の調整を行い、従業員の労働時間を見直すことができるのです。
一人ひとりの労働時間と業務負担を確認し、従業員のストレス削減にも役立てましょう。
各種申請を簡単に処理できる
勤怠管理システムのメリット3つ目は、各種申請を簡単に処理できることです。
社内にテレワークを導入すると、各従業員が異なる時間に就業することが多くなります。
当然、有給申請や残業申請を送るタイミングはさまざまです。
本来であれば電話やメールで1つずつ処理しなければなりませんが、勤怠管理システムであれば各種申請をツール1つで簡単に処理できます。
手間のかかる業務を削減でき、結果として生産性を大きく向上させられるでしょう。
テレワークの勤怠管理システムを選ぶときの注意点3つ
前項では3つのメリットを解説しましたが、勤怠管理システムを選ぶときには注意すべきポイントが3つあります。
テレワークを効率的に行うためにも、注意点を把握しておきましょう。
就業体制との相性
勤怠管理システムを活用するにあたっては、就業体制との相性を考慮しましょう。
テレワークには在宅勤務や施設利用勤務、テレハーフといったように多種多様な就業体制があります。
それら働き方に合わせて勤怠管理システムを選ぶ必要があるのです。
例えば、打刻処理機能が備わっていれば十分な就業体制だったとします。
それなのに高額な勤怠管理システムを使用していると、当然ながらコストの無駄が発生してしまいます。
外出中心の就業体制だった場合も同じで、働き方に合わせて勤怠管理システムを選択しなければなりません。
コストの無駄をカットするためにも、就業体制と相性の良い勤怠管理システムを導入しましょう。
システムの使い勝手
従業員にとってはシステムの使い勝手も重要です。
操作性の悪い勤怠管理システムだと打刻ミスが頻繁に起こり、従業員のストレスにつながります。
また、システムによっては入力間違いや勤怠エラーが発生する場合もあります。
勤怠管理システムによって使い勝手はさまざまなので、操作性を考慮して選定しましょう。
サポート体制の有無
勤怠管理システムを選ぶ際は、サポート体制の有無に気をつけるべきです。
サポートがない勤怠管理システムだと、システム内にエラーが発生したときに迅速な解決ができません。
ご自身で勤怠管理システムの不具合を調整するとなると、時間と手間がかかるため生産性が低下してしまいます。
下記の内容を目安に、サポート体制の充実度を認識しておきましょう。
・日本語対応のサポートなのか
・サポート窓口は何時まで対応しているのか
・対応までどれくらい時間がかかるのか
管理者の負担を軽減するためにも、事前にサポート体制の有無を確認しておくべきです。
テレワークにおすすめの勤怠管理システム3選
最後に、テレワークにおすすめの勤怠管理システムを3つ紹介します。どの勤怠管理システムにしようか迷っている方はぜひご参考ください。
ジョブカン勤怠管理
おすすめの勤怠管理システム1つ目は、「株式会社Donuts」が提供するジョブカン勤怠管理です。
最大の特徴として、1ヶ月あたりのコストが200円というコストパフォーマンスの良さがあげられます。
さらに、打刻方法を8種類のなかから選択できるため、ストレスなく勤怠管理システムを利用できます。
マニュアルが充実していることから、はじめて勤怠管理システムを使う方でもすぐに導入できるでしょう。
人事労務freee
人事労務freeeは、「freee株式会社」が提供している勤怠管理システムです。
打刻処理だけでなく、給与計算や労務管理まで行えるのが魅力的です。
また、サポートサービスが非常に充実しており、ほかサービスと連携することでシステムの幅が広げられます。
人事労務freeeは4つのプランから選択できるため、自社の予算状況に合わせて活用できるでしょう。
KING OF TIME
KING OF TIMEは、「株式会社ヒューマンテクノロジーズ」が提供するクラウド勤怠管理システムです。
KING OF TIMEであれば、PCとインターネット環境が整っていれば、勤怠の管理がリアルタイムにブラウザ上にて管理できます。
また、残業や有給申請といった企業独自のルールも設定可能なため、より自社に応じたシステムとして活用できます。
給与ソフトをはじめとした外部ソフトと連携できるため、給与計算をはじめ勤怠管理に関わる業務の効率化が期待できます。
勤怠管理システムを活用して効率的にテレワークを行おう！
本記事では、勤怠管理システムのメリットと注意点を解説しました。
テレワークで発生するであろう勤怠管理の悩みは、この「勤怠管理システム」で解決できます。
勤怠管理システムをうまく活用することにより、労働時間の削減や業務の生産性向上につながります。
とはいえ、いくつかの注意点があるため事前に確認しておきましょう。
これからテレワークをはじめる企業は勤怠管理システムを導入し、効率的にテレワークを行いましょう。
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