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LINE WORKS導入事例：株式会社ネクストイノベーション様
目次
◆企業紹介
2006年の設立以来、10年以上にわたり水道局指定工事店として、浴室やトイレキッチンといった水まわりの修理・リフォームなどを手がけてきたネクストイノベーション社。
インターネット広告に注力して集客を行なっており、お問い合わせは年々増加し業績も右肩上がりで伸びています。
※https://en-gage.net/next-innovation から企業紹介は参考にしています。
◆主な課題と効果
【導入前の課題】
- 本社スタッフと現場スタッフの間で連絡が取りにくい
- 現場の状況を上手く本社スタッフに伝えられず、持ち帰り相談が発生する
- 見積もり作成に時間がかかる
↓LINEWORKSと社用スマホを導入した結果……
【導入後の効果】
- 質の高い情報共有をリアルタイムで行えるようになり、すぐにその場で水回りのトラブルを解決できるようになった
- 報連相にかかる時間を1日1時間以上短縮
- 見積もり算出でお客さまをお待たせすることが少なくなった
- Web会議の実施頻度が高くなり、社内コミュニケーションが活性化した
◆導入前の課題
業務上、本社と現場スタッフの間 で頻繁にやりとりを行うのですが、その連絡手段は主に電話かメールでした。
しかし、現場のスタッフは1日平均3〜4件の現場を担当しており、また各現場の間を車で移動しているため、業務中のほとんどの時間で水回りのトラブルの対応か、車の運転をしています。
現場作業は基本的に1人で行うため、お客さまの前で電話に出たり、折り返しの連絡をしたりするわけにもいかず、もちろん車の運転中に電話やメールをすることもできません。 そのため本社スタッフが現場スタッフへ電話やメールをしたとしても、なかなか連絡が取れず、特に急ぎの用件の場合に業務に支障が出ることも多々ありました。 また弊社では、お客さまからお問い合わせをいただいて現場にスタッフを派遣するのですが、トラブルの内容によっては現場のスタッフでは対応を判断できないケースも存在します。 もちろん、その場で本社のスタッフに連絡し、トラブル内容を共有してすぐに解決できる場合もあるのですが、現場の状況を伝える手段が電話かメールだけなので伝えられる内容にも限界があり、一度持ち帰って相談することもありました。
見積もり作成についても同様で、電話で現場の状況を伝えたり、修理箇所を撮影して写真を共有したりしても細かい部分がなかなか伝わらず、見積もりの算出までに時間がかかってしまっていました。 お客さまが水回りのトラブルで困っていて不安な状況の中、長い時間お待たせしてしまうのは非常に心苦しかったです。
◆選定の理由
プライベートで使用しているLINEと使い勝手が変わらないという導入ハードルの低さはもちろん、なによりもベルパークさんの担当の方がとても丁寧に対応してくださったことに安心感を覚え、LINEWORKSと社用スマホをセットで導入することに決めました。
もともとは社用携帯や勤怠管理ツールなどを、別の販売代理店で一括契約していました。
しかし、専任の担当者がおらず、問い合わせをしても返答に一週間程度かかることがあったり、スマホの端末が古い機種であったりと不満がありました。
そういった事情から一度契約を見直し、先方からのお願いもあり結果として社用携帯のみ契約を継続したのですが、対応面についての不満は依然として残っていました。
ベルパークさんとのご縁は、私、竹之内が駅前にあったベルパークさん運営のキャリアショップを訪れ、社用スマホの相談をしたことから始まりました。
社用スマホだけではなく、さまざまな業務改善ツールもご紹介いただき、その中の1つがLINEWORKSでした。
前職でLINEWORKSを使用していたため、導入のメリットやデメリットはすでに理解しており、ネクストイノベーションでも利用したいとは思っていました。
もしもLINEWORKSを導入するのであれば、ちょうど別の販売代理店の契約も社用スマホのみになっていたので、ベルパークさんに一本化した方がやり取りも楽になると考え、LINEWORKSと社用スマホを一緒に契約しました。
◆導入後の効果
LINEWORKSと社用スマホの導入後の効果としては、大きく5つあります。
①業務効率が向上した
LINEWORKSとスマホの組み合わせによって、今までわざわざパソコンを立ち上げてメールのやり取りをしていたのが、スマホでチャットをすればすぐに用件が伝わるようになりました。
また現場の修理箇所を、高画質な画像や動画でリアルタイムに共有できるようになったことで、本社から遠隔で適切な指示を出せるようになり、すぐにその場で水回りのトラブルを解決できるようになりました。
さらに作成した見積書を社内で共有する際、それまではガラケーなど古い端末で閲覧できないということもありましたが、新しく導入したスマホからは問題なく閲覧できるので、社内の情報共有がスムーズになりました。
業務効率を大きく改善できた結果、報連相の時間だけでも１日１時間以上の時間短縮ができました。
②新たにツールの使い方を覚える必要がない
LINEWORKSの導入時、ベースがLINEとはいえそれまで使ったことのないツールなので、新たに使い方を覚えなければならないのではないかとスタッフから懸念の声もありました。
しかしいざ導入してみると、LINEと画面の見た目や基本操作が同じなので、逐一マニュアルを確認しながら操作する必要がありませんでした。
それまで使ったことのないツールであるにもかかわらず、新たに使い方を覚える必要がなく、戸惑うこともなくスムーズに利用できたため、導入に手間がかからなかったとスタッフからも好評でした。
これは余談ですが、弊社は30代・40代のスタッフが中心ですが、68歳のスタッフも在籍しています。なんとその68歳のスタッフが、社内で最初に使い方をマスターしたんです（笑）
普段からLINEを使用していれば、年配の方でも簡単に操作できるのはありがたいですね。
③教育コストがほとんどかからない
これまでは新しいツールを導入する際に使い方をレクチャーしなければならず、レクチャーを受ける社員の数が多い、あるいはその社員たちのITリテラシーによっては、使い方を覚えて操作に慣れるまで多くの時間を要していました。
しかし前述の通り、LINEWORKSは基本的な操作性がLINEと同じなので、それまで使ったことのないツールであるにもかかわらず、スタッフが使い方に戸惑うことはほとんどありませんでした。
その結果、レクチャーするスタッフが手取り足取り説明する必要もなく、教育コストが大幅に減り、通常業務の時間を割かずにツールを導入できました。
④見積算出のスピードが上がった
LINEWORKSを導入してからは、見積もりの算出が難しい水回りのトラブルについて、現場の状況を動画（Web会議）でも共有できるようになったので、本社のスタッフの状況把握が簡単になりました。
その結果、見積もり算出までのスピードがアップし、お客さまをお待たせすることが以前より少なくなりました。
またLINEWORKSをパソコンにもインストールしているため、現場で撮影した写真をそのまま見積書に貼れるようになったことも大きなポイントです。
⑤Web会議を実施しやすくなった
それまではSkypeやZoomを使用していましたが、いちいちアプリを立ち上げるのが手間であったり、無料版だと連続での使用時間に制限があったりと不満がありました。
LINEWORKSでもWeb会議ができるので、他のWeb会議アプリを立ち上げなくても従来のLINEと同様の感覚でストレスなくWeb会議を実施でき、Web会議の実施頻度も高くなりました。
その結果、社内のコミュニケーションも活性化しました。
◆ベルパークに今後求めること
わからないことを聞けば、担当の鴨志田さんがすぐに回答してくれるので助かっています。引き続き担当をお願いしたいです。またコスト削減や業務効率化につながる提案があれば、どんどんして欲しいです。
◆ベルパークが提供したソリューション｜LINE WORKS（ビジネスチャット）
LINEの使いやすさと便利さはそのままに、企業でも安心して使える管理機能とセキュリティを備えたビジネスチャットです。組織・プロジェクト・チーム単位などさまざまな組み合わせでトークルーム作成が可能、グループ機能でメンバー間のコミュニケーションが取りやすいなどLINEのトーク機能が企業向けに最適化されています。
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