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法人携帯のGPSによる位置情報はオフにできる？目的と注意点を解説
法人携帯のGPS機能を活用できれば、非常に大きなメリットがあります。
一方GPS機能で位置情報を監視されることをストレスに感じる労働者も多く、しっかりとルールを決め、話し合って合意を得た上で活用することが求められます。この記事ではGPS機能をオフにする方法、目的と注意点を説明しております。
目次
法人携帯のGPS設定は事前に取り決めておく
法人携帯のGPS設定はオフにできます。
どのタイミングでオンにするかオフにするかは、経営者と従業員とで事前に取り決めておく必要があります。
話し合いによって終始オフにしていても問題がない、就業中はオンにしておくといった取り決めが交わされれば、それに基づいた法人携帯の使用を周知することが望ましいでしょう。
取り決めにあたって理解しておくべきGPS機能を使う理由
会社が法人携帯のGPS機能を使う理由を明確にしておくことで、従業員との取り決めにおいて理解が得られるかもしれません。
会社が法人携帯のGPS機能を使う理由は、勤怠管理のためと、適切な人員配置を行うため、そして業務報告の手間を省くためです。
会社の業務効率を向上させるために導入しているところが多いようです。
特に、テレワークのように勤務実態が目で確認できない状況では、始業や終業、さらに定時の連絡といったように、社内でのやりとりが煩雑になってしまう恐れがあります。このやりとりは報告をする従業員、受ける従業員の手を煩わせてしまいます。
そのため、GPS機能を活用してスムーズな勤怠管理を可能にする必要があります。
法人携帯のGPS機能に関するルールと注意点について
GPS機能を使うことを前提で社用携帯を渡す場合、「GPS機能を使用して位置情報を取得すること」に対する合意と、勤務時間中のみGPS機能を使用することや、他にも会社が必要としていない事項で、従業員のストレスとなりそうなことがあれば明文化し、徹底的に除外しておくことが大切です。
その場合、面倒だからと説明を怠らずにしっかりと話して合意を得ることをおすすめします。
後から発覚した場合、従業員からの信用が下がってしまい、その結果業務効率の低下や従業員数の減少を引き起こしかねないので気をつけた方が良いでしょう。
過度な状況確認をしない
会社の業務時間内ならば、GPSを使用して位置情報を取得するのは問題ありませんが、業務時間外だとプライバシー侵害のため、違法となる場合があります。
従業員には労働者として業務時間中は適切に業務に専念する義務があります。その確認の手段として、GPSを使用するのに法律上問題はありません。
しかし必要以上の監視は従業員の反発を招き、結果的に効率の低下を招きます。
例えば気分転換にちょっと休憩をするという誰しもにあることを、都度「休憩が多い」と指摘していると、従業員のモチベーションが低下してしまいかねません。
『ロケーションハラスメント』という言葉もあるくらい、位置情報を監視され続けるのは人にとってストレスなので、程よい使用頻度にとどめておきましょう。勤務時間外のGPS機能による位置情報の監視はどんな理由があろうとも厳禁です。プライバシーの侵害であり、慰謝料を請求される恐れがあります。
法人携帯のGPS機能をオフにする方法を共有しておく
法人携帯のGPS機能設定をどうするかを取り決めた後は、GPS機能をオフにする方法を社内に共有しておくとよいでしょう。
例えば、業務時間外はGPS設定をオフにするような取り決めが交わされていた場合、オフにする方法が未共有では個人情報が漏れてしまいかねません。
法人携帯とはいえ、基本的には個人用端末と構造は同じなのでGPS機能をオフにする方法は個人用端末と同じです。
Android端末ならば、「設定」から「ロック画面とセキュリティ」に進み、その中のプライバシー欄に「位置情報」の項目があるので、そこからON OFFを切り替えることができます。また、クイック操作パネルからも位置情報を切ることができます。
iOS端末ならば、「設定」から「プライバシー」に入り、その中の「位置情報サービス」にアクセスします。そこからON OFFを切り替えることができます。
みなし労働時間制が適用できなくなる
業務の関係でオフィスに出社せずに勤務する従業員は、その日の労働時間の算出が難しく、「事業場外みなし労働時間制」として所定時間勤務したことにできます。「事業場外みなし労働時間制」の場合、定時いっぱい勤務したことになるため、残業代は発生しません。
ですが、GPSによって従業員の勤務状況が把握できれば「事業場外みなし労働時間制」として扱うことができず、必要に応じて残業代を支払わなければなりません。法人携帯のGPSを活用する場合は、位置情報把握に加えて残業代発生に関しても伝えておくとよいでしょう。
効率化に直結！法人携帯のGPS機能を用いるメリットについて
法人携帯のGPS機能は、会社にとってはメリットが多い機能です。
設備投資が管理用のアプリケーション以外必要ないうえに、2021年時点で一般的なGPSは数メートル程度の誤差で測位することが可能という非常に高性能な数値を出しています。そして、位置情報を取得できれば、従業員を最適な配置に就かせて、業務効率を直接向上させられます。
例えば、何か用事ができた際に運送業で動き回っている従業員を地図で俯瞰して見た上で、最寄りの従業員を動員できれば用事を済ませるのにかかる時間も減ります。従業員にもメリットがあり、最寄りの従業員が選ばれるので従業員の負担も軽減されます。
また労務管理も簡単になり、従業員がしっかりと働いているか確認できるようにもなります。
BCP対策としての効果も期待できる
法人携帯のGPS機能はによるが企業のBCP対策としての効果も期待できます。
BCP対策とは、地震をはじめとした自然災害、停電といった緊急事態であっても、被害を抑え早急に事業復旧を図るための取り組みです。
BCP対策では自社の資源をどう被害から守るかが大切になり、企業における資源にはオフィスや資金だけでなく、従業員も含まれます。
そのため、緊急事態が発生した際は従業員の安否確認をする必要があります。
ですが、大地震のような震災が発生した場合、回線が混雑しやすく、電話での安否確認が難しいかもしれません。
そのような事態であっても法人携帯のGPS機能を活用すれば、スムーズな安否確認につなげられ、迅速な事業再開が期待できます。
当社では、「スマート福利厚生」というサービスで「安否確認BOT」を利用可能です。
「安否確認BOT」は気象庁と連動しており、有事の際に従業員の安否を自動で確認することができます。
法人携帯のGPS機能は従業員のストレスにもなりうるが、業務効率の向上につながる
法人携帯のGPS機能はストレスに感じる従業員も多く、会社でGPS機能を活用するならば、従業員の説得は必須で、話し合って合意を得た上での使用でなければなりません。そして合意の後も、業務時間外の位置情報の取得は厳禁です。
ですが、正しく使えば適切な労働力の配置、労務管理に勤怠管理も楽になり、業務の効率化に直結します。
そのため、従業員の合意をしっかりと得た上でGPS機能を活用することをおすすめします。
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