企業の通信費を削減するには?知っておくべき通信費の内訳も

コスト削減, ジャーナル

自社の通信費を削減したいと考えている場合は、通信費の内訳を理解しておくことが重要です。法人携帯を導入すれば、通信費の大部分を占める電話料金のカットを実現しやすくなるでしょう。通信費の削減方法や法人携帯の選び方を解説します。

企業の通信費削減とは?


(出典) photo-ac.com

 

企業の経費削減で通信費を抑えようとする場合、具体的に何の費用を節約すればよいのでしょうか。まずは、企業における通信費の内訳を解説します。

 

企業における通信費の内訳

通信に関する経費のことを通信費といいます。事業運営において発生する代表的な通信費は、電話料金・FAX通信費・インターネット通信費・切手代・配送料です。

 

大半の企業では、通信費の内訳の中でも電話にかかる料金が多くの割合を占めているでしょう。通信費の削減を効果的に行いたいなら、割合が大きな電話代の節約から考えていくことが大切です。

 

電話代は、固定電話と携帯電話にかかる料金に大きく分けられます。電話会社・契約プラン・回線数などの面からより細かく考えることで、費用の削減を検討しやすくなるでしょう。

 

企業の通信費を削減する方法


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事業に必要な通信費の主な削減方法を紹介します。電話料金やインターネット通信費を重点的に削っていけば、通信費の大幅な削減につながるでしょう。

電話回線・プランの見直し

電話料金を見直す際は、利用用途に合った回線やプランなのか確認しましょう。自社に最適な回線やプランに変更すれば、通信費を大きく減らせる可能性があります。

 

回線やプランを考える際には、社内における電話の利用状況を調査することが重要です。社内と社外のどちらに電話をかける機会が多いのか、固定電話から電話をかけるのは固定電話と携帯電話のどちらが多いのかなど、さまざまな視点から調査する必要があります。

 

現在は数多くの電話会社が存在していることも知っておきましょう。NTTしか選択肢がないと思い込んでいるなら、他社に切り替えるだけで費用を削れるかもしれません。

 

プロバイダーの見直し

インターネット通信費を削減したいなら、プロバイダーを見直してみましょう。プロバイダー事業者は多数存在しており、事業者によって料金に大きな差があります。

 

プロバイダーを比較する際は、料金だけでなく付随サービスやオプションに着目することも大切です。無駄な機能は極力減らし、自社に適した付随サービスやオプションが残るようなプランを探してみましょう。

 

回線速度やサポート体制もプロバイダーごとに違います。料金が安くなっても、回線速度が遅くなると業務に支障を来しかねません。全体のバランスを考慮してプロバイダーを決めることが重要です。

 

固定電話機の数を見直す

複数の固定電話端末を導入している場合は、端末の稼働状況をチェックしましょう。使用していない端末があるなら、思い切って撤去するのがおすすめです。

 

固定電話端末の数を見直せば、メンテナンスや修理の費用といったコストを削減できます。オフィスのレイアウト変更や移転の際に発生するコストや手間も減らせるでしょう。

 

スマホやメールでのやりとりが主流になっている現代社会では、一般家庭でも固定電話を置かないケースが増えています。経費の見直しを機に、固定電話の必要性も考えてみましょう。

 

法人携帯の活用

法人携帯の活用も、企業の通信費を削減する方法の一つです。複数の端末を一元管理できる法人携帯なら通信費の無駄が見える化されるため、経費削減の対策を講じやすくなります。

 

サービス提供会社からの手厚いサポートを受けられる点もメリットです。台数を増やしたい場合や端末が故障した場合には担当者が対応してくれるため、携帯ショップに行く時間や手間を減らせるでしょう。

 

法人携帯を内線の代わりにすれば、固定電話端末のさらなる撤去にもつながります。携帯電話を導入していない場合は、法人携帯の利用を検討してみましょう。

 

「おすすめ」法人携帯導入の具体的なメリット


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法人携帯を導入した場合、企業にとってどのようなメリットがあるのでしょうか。コストの削減以外にもさまざまなメリットを受けられる法人携帯の特徴を紹介します。

 

通話料金のコスト削減

法人携帯は一般の個人携帯に比べ、料金が割安になっています。一度に多くの台数を契約することで、個人携帯より料金を抑えられるのです。

 

法人携帯なら、基本的に従業員同士の通話に料金はかかりません。社外への通話が多い端末にのみかけ放題プランを適用させれば、効率よく通話料を抑えることが可能です。

 

また、キャリアやプランを統一することでも、コスト削減を実現することができます。

 

経理の手間を減らせる

個人の携帯を業務で使用している場合、通話料を私用と仕事用とに分ける作業が必要になります。どこまでが私用でどこまでが仕事用なのか、通話明細から判断しなければなりません。

 

通話料を分ける作業は端末ごとに行う必要があるため、従業員が多くなるほど作業の手間も増えます。経理担当者にとっては大きな負担となるでしょう。業務量が増えるほどミスも発生しやすくなってしまいます。

 

しかし法人携帯を導入すれば、個人の携帯と完全に分けられるため、通話料を私用と仕事用に分ける作業が不要です。法人携帯で使用した分だけ通信料として経費計上すればよいため、経理の手間を大幅に削減できます。

 

従業員のプライバシー保護にもつながる

法人携帯を導入すれば、従業員のプライバシー保護にもつながります。なぜなら従業員がプライベートの連絡先を取引先に教える必要がなくなるためです。

 

顧客や取引先にプライベートな連絡先を知られたくない社員も多くいるため、法人携帯は心理的負担の軽減にも繋がります。

 

また、、従業員同士でもプライベートに干渉し合う割合を減らせるため、パワハラやセクハラに代表される社内トラブルの防止にも役立つでしょう。

 

法人携帯の種類比較「ガラケー」


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携帯電話の種類は『ガラケー』と『スマホ』の二つに大きく分けられます。ガラケーとはガラパゴス携帯の略です。ガラケーは日本で独自に進化した多機能な携帯電話であり、スマホが登場する前に使われていました。法人携帯としてガラケーを導入するメリットを紹介します。

 

基本料金が安価

ガラケーが持つ大きな魅力として、基本料金の安さが挙げられます。通信費の削減を何よりも優先して法人携帯の導入を考える場合は、ガラケーを選択するのがおすすめです。

 

スマホでも基本料金を安く設定しているプランはあるものの、一般的には毎月2000円程度のコストがかかります。一方ガラケーなら、契約内容次第で基本料金が1000円を切るケースも少なくありません。

 

多くの従業員が社用携帯を使う場合も、基本料金が安いガラケーの方がお得です。従業員数が増えるほど、スマホを使うケースに比べガラケーの方が通信費の削減につながります。

 

通話がしやすい

ガラケーとスマホは通話のしやすさにも大きな差があります。スマホが通信に優れた端末であるのに対し、ガラケーは通話における品質・機能性の高さを特徴に持つ端末です。

 

通話のしやすさを重視して作られているガラケーは、通話に関する操作を簡単に行えます。発信・着信・入力のボタンやキーが分かりやすいため、誰でも簡単に通話できるでしょう。

 

一方のスマホはタッチパネルで操作しなければならないため、使い方に慣れていなければ電話をかけるだけでも苦労しがちです。通話という携帯電話本来の機能を重視するなら、法人携帯はガラケーを選ぶのがおすすめです。

 

バッテリーの持ちがよい

バッテリーが長持ちしやすい点もガラケーの大きな魅力です。朝の時点でフル充電されていれば、よほどのことがない限り終業時間まで充電の必要はないでしょう。

 

ガラケーは通話やメール以外の機能が少ないため、バッテリーを消費する機会が少ないのです。画面サイズが小さいことも、バッテリーの消費量を抑えられる理由の一つといえます。

 

外回りが多い営業や頻繁に出張する人は、社外にいる時間が長くなりがちです。バッテリーの持ちがよいガラケーを利用すれば、充電が切れる不安を感じることなく仕事に集中できます。出先で充電できる場所を探す必要もないでしょう。

 

壊れにくいのも魅力

ガラケーはスマホより丈夫に作られています。もし落としてしまっても簡単には壊れません。折りたたみ式のガラケーなら、折りたたんでおけば画面が露出しないため、画面の破損も防げます。

 

一方、スマホはガラケーに比べ衝撃に弱く、何かにぶつけたり地面に落としたりすると壊れやすいのがデメリットです。画面が割れると操作ができなくなる恐れもあります。

 

足場が悪い現場に出ることが多い業種でも、壊れにくいガラケーであればスマホより安心できるでしょう。昨今は防水・防塵機能を備えたモデルも登場しています。

 

法人携帯の機種比較「スマホ」


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個人の携帯でスマホを使っている従業員が多いなら、法人携帯もスマホを導入した方が使いやすいでしょう。スマホの主な特徴を紹介します。

便利なアプリが使える

法人携帯としてスマホを利用する大きなメリットが、豊富なアプリを利用できる点です。スマホを1台持っていれば、ファイル共有やスケジュール管理、文書作成・表計算アプリなどを使えます。クライアントとのやりとりもチャットアプリで行うことが可能です。

 

ガラケーでもアプリを使える機種はあるものの、スマホに比べると選択肢の豊富さや使い勝手が格段に劣ります。社外で業務を行いたいなら、タブレットやノートパソコンを持ち歩く必要があるでしょう。

 

しかしスマホなら、他のデバイスがなくても場所を選ばずさまざまな業務を行えます。社外で働く従業員が多い場合は、ガラケーよりスマホの方が使いやすいでしょう。

 

画面が大きいので見やすい

スマホの特徴としては、画面が大きい点も挙げられます。文字が見やすいため、Webページの閲覧やメールチェックをしやすいのがメリットです。

 

画面が大きい分、一度に表示される情報量も多くなります。ダブルタップやピンチアウトの操作で画面を拡大すれば、文字が小さくて分かりにくい部分を見やすくできるでしょう。

 

一方ガラケーは画面が小さいため、文字が見にくくなりがちです。解像度もスマホより低く、スマホを使い慣れている人は、ガラケーの画面を見にくいと感じてしまうでしょう。

 

通信費削減に必要な会社携帯利用ルールも


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法人携帯を導入するなら、ルールの設定が不可欠です。導入時に周知を徹底したい主なルールを見ていきましょう。

まずは順守事項を設定

法人携帯を導入する際は、事前に順守事項を設定しておきましょう。

 

順守事項に必ず盛り込んでおきたいルールが私的利用の禁止です。例えば、従業員が法人携帯でゲームや動画を楽しむようなことがあれば、無駄な通信費を請求されるため、経費の削減どころではなくなります。あらかじめ法人携帯の使用ルールを設けておき、トラブルを未然に防ぐ対策を共有しておくことが重要です。

 

企業ができる対策として、MDM(モバイルデバイス管理)の導入も有効な手段の一つです。MDMでは携帯端末のアプリ利用状況やセキュリティ対策などの一括管理が可能です。管理側の業務効率化のためにもおすすめのツールといえるでしょう。

 

 

セキュリティー対策も万全に

法人携帯で定めるべき重要なルールの一つに、セキュリティー対策が挙げられます。携帯電話から個人情報や機密情報が漏れてしまうと、経営に重大な悪影響を及ぼしかねません。

 

携帯電話に保存する電話番号やメールアドレスは、厳重に管理する必要があります。端末がウイルスに侵されないよう、業務に不要なアプリをインストールしないルールを設定することも重要です。

 

端末の紛失時には、情報漏洩のリスクがより高まります。第三者がアクセスできないように、画面ロックやパスワードを設定しておくのがおすすめです。GPS機能をONにしておけば、紛失した場所を特定できるでしょう。また、端末を紛失したらすぐに報告するようルール化しておきましょう。

 

まとめ

企業における通信費を削減したいなら、通信費の内訳をしっかりと理解しておきましょう。電話回線やプラン、固定電話端末の数などを見直せば、通信費の大幅な削減につながる可能性があります。

 

通信費を削減する方法としておすすめなのが法人携帯の導入です。複数の端末を一元管理できるようになるため、通信費の無駄を把握しやすくなるでしょう。

 

法人携帯にはガラケーとスマホの2種類があり、それぞれにメリットとデメリットがあります。どちらのタイプが自社に適しているのか慎重に検討した上で、通信費の削減につながる法人携帯を導入しましょう。

社用携帯の見直しを検討するなら、ベルパークに相談しましょう。全ての携帯キャリアに対応しており、会社の状況に最適なプランの提案が可能です。

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