新型コロナウイルスの影響もあり、業務効率を上げるためにテレワークを検討している方も多いでしょう。

しかし、テレワークを導入したところで工夫しないと、かえって効率が下がってしまいます。

そうならないためにも本記事では、テレワークの業務効率を上げる方法、効率を上げる便利ツールを解説します。

これからテレワークを導入予定の方は参考にしてみてください。

テレワークの導入で業務効率を上げる5つの方法

テレワークで業務効率を上げるには工夫が必要です。

そのため本項では、テレワークの導入で業務効率を上げる方法を5つ解説します。

テレワークで業務を効率的に進めるためにも、ポイントを押さえておきましょう。

業務内容を明確にする

テレワークで効率を上げるには、従業員の業務内容を明確にしておきましょう。

その日に行う業務が明確になっていれば、各従業員が自覚と責任を持って取り組むことができます。

責任感が生まれると同時に、集中力とモチベーションをうまく保てるはずです。

また、従業員の業務内容が明確であれば、管理者は的確に仕事の振り分けができるでしょう。

その場合、従業員の立場になって考えるのがキーポイントとなります。

会社全体の生産性向上のため、テレワークでは業務内容を明確しましょう。

業務の進捗を都度確認する

テレワークで効率を上げる方法2つ目として、業務の進捗を都度確認することがあげられます。

進捗を把握しておくことにより、管理者は各従業員に対し適切な調整が可能です。

また、連絡を定期的に送ることで「自分のことを理解してもらっている」と思ってもらえ、従業員のモチベーションにつながります。

そのため業務の進捗を都度確認し、業務効率を高めましょう。

テレワークは各従業員の様子がわからないので、従業員から連絡が来ないときは管理者からメッセージを送るべきです。

意識してコミュニケーションを取る

業務効率を高めるためにも、テレワークでは意識してコミュニケーションを取りましょう。

いままでは会社に出勤していたので、顔を合わせて適度にコミュニケーションが取れていました。

しかし、テレワークに切り替わったことで、従業員とやり取りをする機会が一気になくなりました。

人によってはコミュニケーションが取れないとストレスに感じてしまい、モチベーションの低下につながります。

業務効率の低下を招かないために、意識してコミュニケーションを取りましょう。

就業時間を柔軟に調整する

テレワークは自宅で仕事をするため、プライベートと混合してしまいしがちです。

そんな状況下において、規則正しい生活にストレスを感じる従業員もなかにはいるでしょう。

そこで就業時間を柔軟に調整することにより、ストレスのない業務体制を実現できます。

従業員からすると働きやすい環境になると同時に、子供のいる家庭にも配慮ができます。

テレワーク導入に伴って、フレックスタイム制などの働き方を模索してみてください。

ペーパーレスを推進する

業務効率を高める方法の1つとしてペーパーレスの推進が考えられます。

基本的にテレワークはオンライン上で仕事を完結させるので、書類作成や判子のために出勤する必要がありません。

書類作成や判子などのペーパーレスを推進させれば、会社に出勤する回数を大幅に削減でき、業務効率の向上につながります。

テレワークの長所を最大限に活かせるため、できる限りペーパーレスを推進しましょう。

テレワークの導入で業務効率が下がってしまう3つの課題

前項ではテレワークの効率を上げる方法を解説しましたが、反対に効率を下げてしまう課題点をみていきましょう。

注意すべき点がわかることで、さらなる効率化につなげられるはずです。

就業時間が管理できない

会社の勤怠管理として、タイムカードやICカードを利用することは少なくありません。

しかし、従来のやり方が通用しないテレワークでは、従業員の就業時間が管理できなくなります。

仮にメールやExcelで就業時間の共有を行ったとしても、仕事量の増加から業務効率が下がってしまうのです。

さらには就業時間が把握されないことにより、虚偽の就業時間を申告して仕事をサボる従業員も現れるかもしれません。

上記のように、就業時間を管理できないという課題がテレワークにはあります。

長時間労働に気づかず、従業員の負担となることにも注意しなければなりません。

コミュニケーションが取れない

テレワークの課題点として、コミュニケーションが取れないことがあげられます。

インターネット上ですべて完結できるテレワークでは、従来のように対面でコミュニケーションを取る機会が少なくなります。

また、プロジェクトで関わりのない従業員に関しては、同じ会社に勤めていながら連絡を取り合う機会がほぼ皆無になるでしょう。

このコミュニケーション不足により、業務の進行状況が把握できず円滑に業務を進められません。

従業員のストレスにつながるリスクもあるため注意が必要です。

モチベーションの維持が難しい

テレワークを推進することで、従業員のモチベーションを維持するのが難しくなります。

出社していたころは、毎日の朝礼、定期的な会議、個人面談など、モチベーションを高める機会がありました。

しかし、テレワークではそのような機会が失われ、従業員一人ひとりに関われなくなります。

従業員のモチベーションが低下すると業務効率に影響するだけでなく、退職の原因になりかねません。

そのため、テレワークでのモチベーション低下には細心の注意を払う必要があります。

モチベーションを下げる要因は下記のとおりです。

・仕事をしても評価されない
・誰にもみられない
・上司に相談できない
・仕事への熱意を共有できない
・従業員同士の競争意識が芽生えない

上記の要因に気をつけましょう。

テレワークの業務効率を上げる5つの便利ツール

テレワークへの課題対策としては、効率を上げる便利ツールの活用が考えられます。

5つの便利ツールをみていきましょう。

ビジネスチャットツール

テレワークの業務効率を上げるためにも、ビジネスチャットツールを導入しましょう。

ビジネスチャットツールとは、業務連絡や従業員同士のコミュニケーションを目的にしたツールのことです。

ビジネスチャットツールを活用することにより、テレワークで懸念されているコミュニケーション不足を大幅に改善できます。

ビジネスチャットツールは下記のような種類があります。

・Slack
・Chatwork
・LINE WORKS
・Direct
・TopicRoom

ビジネスチャットツールの利点として、メールよりも気軽に連絡を取り合えることがあげられます。

メールのような長文を打つことなく、要点だけのやり取りを行えます。

また、従業員ごとにチャットグループを作成すれば、特定の対象者にだけメッセージを送ることが可能です。

テキストでのやり取りのほかにも、スタンプや画像などを使って多彩なコミュニケーションを行えます。

コミュニケーション不足を解決できると同時に、業務の効率化が期待できるため、テレワークの導入とともに活用すべきツールです。

Web会議ツール

Web会議ツールを活用することで、テレワークの業務効率を大きく向上させます。

Web会議ツールは、インターネットを介してスマホやパソコンの映像と音声をリアルタイムで通信するサービスです。

面接や会議、商談、営業など、さまざまな場面で活用できます。

下記のツールがWeb会議ツールに該当します。

・ Zoom
・Microsoft Teams
・Skype Meet Now
・Google ハングアウト
・Google Meet

従業員同士が定期的に顔を合わせることにより、孤独感が紛れてモチベーションの増加につながるはずです。

大人数での同時接続もできるため、朝礼にWeb会議ツールを用いる企業も少なくありません。

テレワークの導入に伴って、Web会議ツールの活用を検討しましょう。

タスク管理ツール

タスク管理ツールは、取り組んでいる業務を進捗状況に応じてリストとして管理できるツールです。

タスク管理ツールを導入すれば、与えられた仕事の管理がしやすくなります。

取り組むべき業務を1つずつ整理し、効率的に業務を遂行することができます。

具体的なタスク項目としては、業務内容、進捗、納期、振り返りなど細かい項目の設定が可能です。

また、同じ画面をほか従業員と共有できるため、進捗を確認しながら協力してプロジェクトを進められます。

タスク管理ツールの種類は下記をご参考ください。

・Trello
・Asana
・Jooto
・Wrike
・チームハック

情報共有ツール

情報共有ツールを用いれば、残しておきたい社内情報を書き留めておき、各従業員がいつでも確認を行えます。

複数の従業員が関わるプロジェクトなどで活用し、業務効率を大幅に高められるツールの1つです。

情報共有ツールの種類は下記のとおりです。

・ Qiita:Team
・Qast
・Kibela

社内情報の共有をスムーズに行えるため、認識の相違が生まれづらく小さなミスを減らすことができます。

ミスを修正するタイムラグを縮められるのもポイントです。

勤怠管理システム

テレワークを導入するにあたって勤怠管理システムは欠かせません。

勤怠管理システムはその名前のとおり、従業員の就業状況を管理できる便利なツールです。

パソコンやスマートフォン、タブレットから打刻と確認を行えます。

出勤・退勤の打刻機能だけでなく、残業の申請、休日出勤の申請、集計機能など勤怠管理システムにはさまざまな機能が備わっています。

テレワークで不安となる勤怠管理の問題を解決できるはずです。

なお、勤怠管理システムの種類はこちらをご参考ください。

・ジョブカン勤怠管理
・KING OF TIME
・マネーフォワードクラウド勤怠

勤怠管理システムによって備わっている機能が違うため、自身の状況に合わせて活用しましょう。

テレワークを導入して効率的に仕事を進めよう！

本記事では、テレワークの業務効率を上げる方法、効率を上げる便利ツールを解説しました。

テレワークを工夫なく導入しても業務効率は決して上がりません。

本記事で解説した方法とツールを用いてテレワークで効率的に仕事を進めましょう。